Dokumentation / Erste Schritte und Einrichtung
Einstellungen und Stammdaten
IntelliFleet › Einstellungen enthält die Daten Ihrer Firma, die Währung und den Vorlauf der Erinnerungen, die gesetzlichen Kilometersätze und die Listen, aus denen die Formulare der Flotte auswählen (Fahrzeugarten, Kraftstoffarten, Mehrwertsteuersätze und so weiter). Nur Personen, deren Rolle die Berechtigung Einstellungen und Stammdaten hat, sehen sie.
Wer was sieht und ändert
- Um Einstellungen zu öffnen, braucht eine Rolle IntelliFleet › Einstellungen und Stammdaten (Administration › Rollen › Berechtigungen).
- Alle mit IntelliFleet sehen die Einträge der Stammdaten weiterhin in ihren Formularen, etwa die Fahrzeugarten beim Anlegen eines Fahrzeugs. Ändern kann sie nur, wer die Berechtigung für die Einstellungen hat.
Firmenprofil
Ihre Firma, wie sie auf Flottendokumenten erscheint, etwa im Fahrtenbuch für die Umsatzsteuer und in Übergabeprotokollen. Füllen Sie mindestens den Firmennamen aus; Steuernummer, Anschrift und Bankverbindung erscheinen auf den Dokumenten, die sie brauchen.
- Steuernummer (NIP): Für eine polnische Firma (Land PL) geben Sie die zehnstellige NIP ein. Bindestriche, Leerzeichen oder ein vorangestelltes PL sind erlaubt; gespeichert werden zehn Ziffern. Eine NIP mit falscher Prüfziffer wird abgelehnt, damit kein Tippfehler auf ein Dokument gelangt. Für eine Firma in einem anderen Land geben Sie die USt-IdNr. unverändert ein.
- Postanschrift: Nur ausfüllen, wenn Post an eine andere Anschrift als den Firmensitz geht.
Währung und Erinnerungen
- Währung: die Währung, in der Beträge erfasst werden, als dreistelliger Code wie PLN oder EUR. Eine neue Firma beginnt mit PLN.
- Tage vorher erinnern: wie viele Tage vor einer Hauptuntersuchung, dem Ende einer Versicherung oder einem anderen Termin dieser als fällig erscheint. Anfangs 30.
- Kilometer vorher erinnern: wie viele Kilometer vor einer Wartung nach Kilometerstand diese als fällig erscheint. Anfangs 1.000.
- Erinnerungen nach Art: unter den beiden Feldern oben hat jede Art von Frist (Versicherungen, Prüfungen und Fahrzeugtermine, Dokumente und Ausrüstung, Reifen, Reparaturen, Termine und Berechtigungen der Mitarbeiter, Tankkarten, Finanzierung, Kalender, niedriger Lagerbestand) ein Kästchen (angehakt heißt ein) sowie eigene Tage vorher und Km vorher. Ein leeres Feld verwendet den Firmenwert von oben (grau angezeigt); eine ausgeschaltete Art fehlt in Erinnerungen, Dashboard, E-Mails und Push, bleibt aber im Bericht Fristen und Dokumente. Niedriger Lagerbestand hat nur dieses Kästchen. Siehe Erinnerungen.
- SMS an Fahrer ohne App: aus, bis Sie es einschalten. Ein Fahrer ohne Telefon mit der App bekommt dann eine SMS statt eines Pushs. Siehe SMS.
Darunter stehen die gesetzlichen Kilometersätze für private Fahrzeuge im Firmeneinsatz, die Fahrtenbuch und Berichte verwenden. Sie folgen dem Gesetz (für Polen die Sätze ab dem 17. Januar 2023) und können hier nicht geändert werden.
Stammdaten
Jede Liste hat ein Suchfeld. Anlegen öffnet ein Formular am Rand; Bearbeiten in einer Zeile ändert sie.
| Liste | Wofür |
|---|---|
| Fahrzeugarten | Pkw, Transporter, Anhänger und so weiter. Die Satzgruppe bestimmt, welchen gesetzlichen Kilometersatz ein Fahrzeug dieser Art verwendet. |
| Kostenarten | Arten von Kosten, etwa Parken oder Maut, und ob ihre Vorsteuer standardmäßig abziehbar ist. |
| Kraftstoffarten | Womit Ihre Fahrzeuge fahren und ob in Litern, Kilogramm oder kWh gezählt wird. |
| Mehrwertsteuersätze | Die Sätze für Kosten und Rechnungen. Geben Sie eine Bezeichnung an, wenn der Prozentsatz allein nicht reicht, etwa zw. für steuerbefreit. |
| Kostenstellen | Wo Kosten gebucht werden, mit optionalem Code. |
| Strecken | Strecken, die Ihre Fahrer oft fahren, mit ihrer Entfernung. |
| Geschäftspartner | Werkstätten, Reifenhändler, Versicherer, Tankstellen, Pannendienste und Kunden. Haken Sie Fahrern in der App anzeigen für Anschriften und Telefonnummern an, die Fahrer unterwegs brauchen. |
Namen sind innerhalb einer Liste eindeutig, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung: Einen zweiten „Transporter“ gibt es nicht.
Einträge stilllegen
Einträge werden nie gelöscht, damit Kosten, Fahrzeuge und Dokumente, die sie verwenden, sie behalten. Legen Sie stattdessen einen Eintrag still, den Formulare nicht mehr anbieten sollen. Stillgelegte Einträge sind ausgeblendet; mit Stillgelegte anzeigen sehen Sie sie, und Reaktivieren bietet einen wieder an. Ein stillgelegter Name ist weiterhin vergeben, reaktivieren Sie ihn also, statt ihn neu anzulegen.
Womit eine neue Firma beginnt
Wenn jemand die Stammdaten von IntelliFleet zum ersten Mal öffnet, werden sie in der Sprache dieser Person gefüllt:
- die vier eingebauten Fahrzeugarten (Pkw, Lkw, Motorrad, Moped), die die gesetzlichen Sätze nennen. Sie können sie umbenennen, aber nicht stilllegen oder ihre Satzgruppe ändern;
- die polnischen Mehrwertsteuersätze 23 %, 8 %, 5 % und 0 %;
- die üblichen Kraftstoffarten: Benzin, Diesel, LPG, CNG, Strom und AdBlue;
- die gesetzlichen Kilometersätze.
Danach gehören die Listen Ihnen: Umbenannte oder stillgelegte Einträge werden nie zurückgesetzt.
Eigene Felder
Eigene Felder für Fahrzeuge, Mitarbeiter und andere Datensätze legen Sie unter Einstellungen › Eigene Felder an; siehe Eigene Felder.
KI-Assistent
Einstellungen › KI-Assistent steuert den Assistenten im Bereich Hilfe (siehe Den Assistenten fragen).
- Hilfeantworten sind immer an: Der Assistent beantwortet Fragen zur Bedienung aus dieser Anleitung. An Google Gemini geht nur die Frage, nie Daten über Ihr Unternehmen, Ihre Fahrzeuge oder Personen.
- Datenantworten des KI-Assistenten lassen ihn auch Fragen zu Ihrer Flotte beantworten, etwa „Bei welchen Autos läuft diesen Monat die Versicherung ab?“. Sie sind aus, bis ein Administrator Fragen zu unseren Fahrzeugen beantworten ankreuzt, und brauchen einen Tarif, der sie enthält; sonst sagt der Schalter, dass Ihr Tarif sie nicht enthält.
Was bei einer Datenantwort an Google Gemini geht:
- die Frage und die letzten Wechsel des Gesprächs;
- die Datensätze, die die Antwort braucht, nur mit diesen Feldern: Kennzeichen, FIN, Marke und Modell, Niederlassung und Flotte, Kilometerstand, Fälligkeiten und ihre Daten, Kosten und Kraftstoff, Reparaturen und Mängelmeldungen sowie der Name des Mitarbeiters;
- nur, was die fragende Person sehen darf: ihre Niederlassungen und Berechtigungen, wie auf den Bildschirmen.
Was nie gesendet wird: PESEL, Führerscheinnummern, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen; Fotos, Unterschriften und Dateien; Freitextbeschreibungen und eigene Felder.
Fragen und Antworten werden 30 Tage aufbewahrt, damit wir falsche Antworten korrigieren können, und dann gelöscht. Google verarbeitet diese Anfragen für IntelliApp als Unterauftragsverarbeiter, nach den Datenverarbeitungsbedingungen von IntelliApp. Jede Datenantwort zählt zum KI-Kontingent Ihres Tarifs auf der Seite Nutzung und Limits, wie die Rechnungszuordnung mit KI.
Alle Daten exportieren
Einstellungen › Alle Daten exportieren erstellt eine ZIP-Datei mit allen IntelliFleet-Daten Ihrer Firma, für eine Auskunftsanfrage nach DSGVO oder den Umzug in ein anderes System. Nur eine Rolle mit IntelliFleet › Einstellungen und Stammdaten › Alle Daten exportieren sieht den Bereich; geben Sie das Recht nur Administratoren, denn der Export umfasst alle Niederlassungen, unabhängig vom Niederlassungszugriff der Person.
Klicken Sie auf Alle Daten exportieren. Der Export wird im Hintergrund erstellt; sobald er fertig ist, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung mit einem Download-Link, und auf der Seite erscheint ZIP herunterladen. Die ZIP-Datei enthält:
- eine CSV-Datei je Tabelle, mit allen Spalten und den IDs der Datensätze, in UTF-8 (auch gelöschte Datensätze, in der Spalte IsDeleted markiert). Geheimnisse sind nicht enthalten: Die PINs der Tankkarten, die KSeF-Zugangsdaten und die Push-Token der Fahrer-App sind ausgelassen, und das Manifest führt diese Spalten unter excludedColumns auf;
custom-field-values.csv: jeden Wert eines eigenen Felds mit seinem Datensatz und dem Feldnamen;- die Dateien (Anhänge, Fotos, PDF-Protokolle), jeweils im Ordner ihres Datensatzes: Datensatztyp, seine ID, die ID der Datei und ihr Name, zum Beispiel
files/Vehicle/12/345/fahrzeugschein.pdf; manifest.json: die Zeilenzahl jeder Tabelle sowie Größe und SHA-256 jeder Datei, damit Sie prüfen können, dass nichts fehlt oder geändert wurde. Eine Datei, die der Speicher nicht mehr hat, steht unter missingFiles.
Link und ZIP-Datei werden 7 Tage aufbewahrt, danach wird die ZIP-Datei gelöscht; bis dahin zählt sie auf der Seite Nutzung und Limits zu Ihrem Speicherplatz. Es läuft jeweils ein Export: Warten Sie auf ihn oder einen Tag, bevor Sie den nächsten starten.