Dokumentation / Tägliche Arbeit

Kraftstoff

Dieser Bereich führt den Kraftstoff Ihrer Fahrzeuge. Sie finden ihn unter IntelliFleet > Kraftstoff und auf dem Reiter Kraftstoff der Fahrzeugkarte. Er hat drei Listen: Tankungen, Tankkarten und Kraftstoffpreise.

Wer sie sehen und ändern darf

Unter Administration, dann Rollen, entscheiden zwei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:

Kraftstoff erlaubt, die drei Listen zu sehen.
Kraftstoff bearbeiten erlaubt außerdem, Tankungen, Tankkarten und Kraftstoffpreise anzulegen, zu ändern und zu löschen.

Benutzer sehen nur die Tankungen von Fahrzeugen in den Niederlassungen, auf die sie Zugriff haben. Eine Tankkarte, die zu einem Fahrzeug gehört, sehen Sie über dieses Fahrzeug; eine Karte ohne Fahrzeug oder nur mit Mitarbeiter sieht jeder, der Kraftstoff sieht, solange in der Kopfzeile keine Niederlassung und keine Flotte gewählt ist. Kraftstoffpreise gehören dem Unternehmen und sind keiner Niederlassung zugeordnet.

Tankungen

Klicken Sie auf Neue Tankung und geben Sie Fahrzeug, Datum, Kraftstoff und Menge an. Der übliche Kraftstoff des Fahrzeugs wird eingetragen. Fügen Sie den Kilometerstand hinzu und setzen Sie Vollgetankt, wenn der Tank voll war, damit der Verbrauch berechnet werden kann.

Kilometerstand. Der Stand wird wie jeder andere am Fahrzeug gespeichert, und ein Kilometerstand geht nie zurück: Ein Wert unter einem früheren oder über einem späteren Stand wird mit einer Meldung abgelehnt, und nichts wird gespeichert. Wer die Tankung ändert oder löscht, ändert oder entfernt ihren Stand.
Tankkarte. Wählen Sie die Karte, mit der bezahlt wurde. Eine Karte, die zu einem anderen Fahrzeug gehört, kann hier nicht verwendet werden; eine Karte ohne Fahrzeug kann für jedes Fahrzeug bezahlen.
Preis. Geben Sie den Nettobetrag und die MwSt. ein, wenn Sie den Preis kennen (der Bruttobetrag wird berechnet), dazu Belegnummer und Fahrer. Eine Tankung mit Preis ist ein Kostenpunkt des Fahrzeugs: Sie erscheint unter Kosten als Kraftstoff, und die MwSt. wird wie bei allen anderen Kosten behandelt (siehe Kosten). Lassen Sie den Nettobetrag leer, wenn Sie den Preis noch nicht kennen; die Tankung kostet dann nichts, und Sie können den Preis später nachtragen. Wird der Preis entfernt, verschwindet auch der Kostenpunkt.

Eine Tankung mit Preis ist ein Kostenpunkt und kann deshalb nicht für ein inaktives Fahrzeug angelegt werden, und bei einem verkauften oder verschrotteten Fahrzeug nicht nach dem Tag der Änderung. Um die Kosten einer Tankung zu ändern oder zu löschen, ändern oder löschen Sie die Tankung; auf dem Bildschirm Kosten lassen sie sich nicht einzeln bearbeiten.

Aus der Fahrer-App

Ein Fahrer kann einen Tankbeleg in der Fahrer-App fotografieren (Kraftstoff und Belege unter Mein Auto) und senden. Daraus wird eine Tankung des Fahrzeugs, das der Fahrer gerade hat, mit Preis und Kilometerstand und nach denselben Regeln wie eine eingegebene. Wenn Edition und KI-Kontingent des Unternehmens es erlauben, liest die KI Liter, Beträge, Tankstelle, Datum und Kraftstoff vom Foto; sonst gibt der Fahrer sie ein.

Quelle. Unter dem Datum jeder Tankung zeigt die Liste, woher sie stammt: Fahrer-App, Kartenabrechnung, Eingangsrechnung, Abgelegte Datei oder Manuell erfasst (nichts bei älteren Tankungen). Eine Tankung, deren Werte die KI gelesen hat, zeigt zusätzlich Von KI gelesen.
Karte und Preis. Die Liste zeigt eine Tankkarte mit ihren letzten vier Ziffern (••4471); zeigen Sie darauf, um die volle Nummer zu sehen. Der Preis je Einheit steht unter dem Bruttobetrag.
Belegfoto. Öffnen Sie die Tankung: Das Formular zeigt ihre Quelle und das Foto des Belegs; klicken Sie auf das Foto, um es zu öffnen. Wer Kraftstoff sieht, sieht auch das Foto einer Tankung.
Korrigieren. Hat die KI die Tankung gelesen, bittet das Formular, die Werte mit dem Foto zu vergleichen. Ändern Sie, was nicht stimmt, und speichern Sie wie bei jeder Tankung; sie bleibt eine Tankung aus der Fahrer-App.

Ein Beleg, der kein Kraftstoff ist (Parken, Autowäsche, Maut), wird stattdessen zu einer Ausgabe des Fahrzeugs; siehe Kosten.

Aus einer Kartenabrechnung importiert

Statt jede Tankung einzugeben, importieren Sie die Abrechnung Ihres Tankkartenanbieters (DKV, Orlen Flota, Shell, BP, Circle K oder eines anderen) unter Import aus Excel, Tankkarten-Transaktionen; siehe Import. Jede Transaktion wird zu einer Tankung des Fahrzeugs, dem die Karte zugeordnet ist, mit Preis, Uhrzeit und Tankstelle, also zu Kosten und einem Zählerstand wie eine eingegebene. Eine Transaktion wird einmal importiert: Ein erneuter Import derselben Abrechnung fügt nichts hinzu.

Eine Transaktion, die zu einer Tankung passt, die der Fahrer bereits aus der Fahrer-App gesendet hat (dieselbe Karte, derselbe Tag und Liter mit höchstens 1 % Abweichung), wird mit dieser Tankung verknüpft, statt sie ein zweites Mal hinzuzufügen, sodass der Kraftstoff einmal zählt. Die Vorschau zählt diese Zeilen unter Mit Tankungen verknüpft und nennt bei jeder, mit welcher Tankung sie verknüpft wird, und am Ende des Imports steht ihre Anzahl.

Wenn die Sammelrechnung des Anbieters im Rechnungseingang ankommt und Sie ihre Kraftstoffposition als Tankung buchen, werden die bereits aus den Karten des Anbieters importierten Tankungen dieses Fahrzeugs im Monat der Rechnung (oder im Vormonat) mit der Rechnung verknüpft, statt den Kraftstoff erneut zu buchen, sofern ihre Liter die Position ergeben. Andernfalls wird die Bestätigung mit beiden Summen abgelehnt, damit der Kraftstoff nie doppelt zählt: Korrigieren Sie die Tankungen oder die Menge.

Verbrauch

Die Liste zeigt den Verbrauch jeder Tankung, die den Tank gefüllt hat und einen Kilometerstand hat: der seit der letzten Volltankung nachgefüllte Kraftstoff (diese Tankung eingeschlossen), geteilt durch die gefahrene Strecke, je 100 km (oder 100 Meilen; je Stunde bei einem Fahrzeug, das Betriebsstunden zählt). Teiltankungen zwischen zwei Volltankungen zählen zur zweiten. Eine Tankung ohne Kilometerstand oder eine, nach der der Stand nicht gestiegen ist, zeigt keinen Verbrauch.

Ein Fahrzeug mit zwei Kraftstoffen, etwa Benzin und LPG, hat zwei Tanks, daher hat jeder Kraftstoff seinen eigenen Verbrauch: Eine LPG-Tankung beendet die Benzinstrecke nicht und zählt nicht zu ihr, und umgekehrt.

Nichts wird gespeichert: Der Verbrauch wird jedes Mal neu berechnet, sodass das Ändern oder Löschen einer Tankung die Werte daneben ändert.

Verbrauchsnorm

Hat das Fahrzeug eine Verbrauchsnorm (auf der Fahrzeugkarte eingetragen, von und bis, je 100 km oder je Stunde), zeigt die Liste sie in der Spalte Norm neben dem Verbrauch und markiert jede gemessene Tankung, die darüber oder darunter liegt: Über der Norm über der oberen Grenze, Unter der Norm unter der unteren. Eine Tankung innerhalb der Norm und ein Fahrzeug ohne Norm zeigen keine Markierung. Die Norm gilt für den Hauptkraftstoff des Fahrzeugs, daher wird eine Tankung eines anderen Kraftstoffs, etwa LPG, nicht danach beurteilt. Dieselbe Spalte und dieselben Markierungen stehen im Reiter Kraftstoff der Fahrzeugkarte.

Tankkarten

Klicken Sie auf Neue Tankkarte. Eine Karte hat ihre Nummer (im Unternehmen eindeutig, ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung), einen Namen, den Anbieter, das Ablaufdatum sowie Fahrzeug und Mitarbeiter, zu denen sie gehört.

Eine Karte gehört immer nur zu einem Fahrzeug: Ein anderes Fahrzeug zu wählen verschiebt die Karte. Frühere Tankungen behalten ihre Karte.

Das Ablaufdatum erscheint in den Erinnerungen, in der Gruppe Fahrzeugtermine, für das Fahrzeug der Karte (oder für ihren Mitarbeiter, wenn sie kein Fahrzeug hat). Tragen Sie ein späteres Ablaufdatum ein, wenn die Karte erneuert wurde.

Eine Karte kann eine PIN mit 4 bis 12 Ziffern haben. Geben Sie sie im Formular der Karte ein und speichern Sie; die Liste zeigt Gespeichert in der Spalte PIN. Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und in der Web-App nie wieder angezeigt, auch Ihnen nicht: Um sie zu ändern, geben Sie eine neue ein; um sie zu entfernen, haken Sie PIN entfernen an. Ein leeres Feld behält die gespeicherte PIN.

Der Inhaber der Karte sieht die PIN in der Fahrer-App: der Mitarbeiter, zu dem die Karte gehört, oder wer das Fahrzeug der Karte gerade hat. Unter In der Fahrer-App angezeigt listet das Formular jede Anzeige der PIN mit Person und Zeitpunkt. PIN setzen oder entfernen erfordert Kraftstoff bearbeiten; die Liste sieht jeder, der die Karte sieht.

Eine Karte, mit der Tankungen bezahlt wurden, kann nicht gelöscht werden: Lösen Sie sie vom Fahrzeug und geben Sie ein Ablaufdatum an. Ein Mitarbeiter mit Tankkarte kann nicht gelöscht werden.

Kraftstoffpreise

Klicken Sie auf Neuer Preis, um den Bruttopreis je Einheit eines Kraftstoffs an einem Datum festzuhalten, an einer Tankstelle oder an einem Ort, den Sie eintippen. Die Währung ist die des Unternehmens, sofern Sie sie nicht ändern. Preise dienen Vergleichen und Preisentwicklungen; sie ändern die Tankungen nicht.

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