Dokumentation / Kosten, Rechnungen und Berichte

Kosten

Dieser Bereich zeigt, was jedes Fahrzeug kostet. Sie finden ihn unter IntelliFleet > Kosten und auf der Registerkarte Kosten der Fahrzeugkarte. Er hat drei Listen: Kosten, Arbeitsaufträge und Arbeitsabrechnungen.

Wer sie sehen und ändern darf

Unter Administration, dann Rollen, entscheiden zwei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:

• Kosten erlaubt, die Listen, die Finanzierungsverträge und den Vorsteuerstatus zu sehen.
• Kosten bearbeiten erlaubt außerdem, Ausgaben, Arbeitsaufträge, Arbeitsabrechnungen, Finanzierungsverträge und Vorsteuerstatus anzulegen, zu ändern und zu löschen.

Benutzer sehen nur die Kosten von Fahrzeugen der Niederlassungen, auf die sie Zugriff haben. Die im Kopf gewählte Niederlassung und Flotte schränken die Listen ein; auf der Fahrzeugkarte zeigt die Registerkarte immer dieses Fahrzeug.

Was Kosten sind

Die Liste Kosten fasst alles zusammen, was ein Fahrzeug kostet:

• Ausgaben, die Sie hier erfassen (oder die importiert wurden),
• Reparaturen aus Mängel und Reparaturen, außer geplanten,
• Arbeitsabrechnungen: Stunden × Stundensatz.

Die Kosten jeder Zeile sind netto + die nicht abziehbare MwSt. Nichts wird gespeichert: Die Kosten werden jedes Mal aus den Beträgen und dem Vorsteuerstatus des Fahrzeugs berechnet, eine Änderung des Status ändert die Kosten also sofort.

• Hat das Fahrzeug am Kostendatum einen Vorsteuerstatus, entscheidet er: voller Abzug ergibt den Nettobetrag, 50 % addiert die Hälfte der MwSt. (auf den Cent gerundet), kein Abzug addiert die ganze MwSt.
• Ohne Status entscheidet der Beleg: Eine Ausgabe mit MwSt. dieses Belegs ist abziehbar kostet den Nettobetrag, sonst netto + MwSt.
• Eine Ausgabe, deren MwSt. nicht abziehbar ist, kostet immer netto + MwSt., unabhängig vom Status.

Jede Zeile zeigt auch die Niederlassung am Datum: die Niederlassung, zu der das Fahrzeug am Tag der Kosten gehörte, laut Niederlassungsverlauf. Beim Filtern nach Niederlassung zählen Kosten zu der Niederlassung, die das Fahrzeug an diesem Tag hatte, nicht zur heutigen.

Über der Liste stehen die Summen aller passenden Kosten (nicht nur der Seite): Kosten, Netto, Nicht abziehbare MwSt. und Brutto, je Währung. Schränken Sie die Liste nach Art und mit einem Von- und Bis-Datum ein.

Klicken Sie auf eine Ausgabe oder Abrechnung, um sie zu öffnen. Reparaturen werden unter Mängel und Reparaturen geändert.

Ausgaben

Klicken Sie auf Neue Ausgabe und geben Sie Fahrzeug, Ausgabedatum, Nettobetrag und MwSt. an; der Bruttobetrag wird für Sie addiert. Sie können auch die Ausgabenart angeben (sie legt fest, ob die MwSt. abziehbar ist, was Sie noch ändern können), Belegnummer und Rechnungsdatum, Position und Menge, den Fahrer (der Standardfahrer des Fahrzeugs wird vorgeschlagen), Zahlungsart, Kostenstelle und Kilometerstand.

Eine Ausgabe sind Kosten des Fahrzeugs, sie kann also nicht zu einem inaktiven Fahrzeug erfasst werden, und nicht zu einem verkauften oder verschrotteten nach dem Tag, an dem es so markiert wurde. Beträge dürfen nicht negativ sein.

Eine Ausgabe, die der Fahrer aus der Fahrer-App gesendet hat (ein Beleg für Parken, Autowäsche oder Maut), zeigt beim Öffnen Quelle: Fahrer-App, mit Von KI gelesen, wenn die KI die Werte vom Foto gelesen hat, und das Belegfoto; klicken Sie auf das Foto, um es zu öffnen. Vergleichen Sie die Werte mit dem Foto, korrigieren Sie im Formular, was nicht stimmt, und speichern Sie; die Ausgabe bleibt eine aus der Fahrer-App. Jede Ausgabe zeigt ihre Quelle auf dieselbe Weise, etwa Manuell erfasst oder Dateiimport. In der Liste aller Kosten tragen Ausgaben und Tankungen aus der Fahrer-App die Markierung Fahrer-App (und Von KI gelesen) unter ihrer Beschreibung.

Arbeitsaufträge und Abrechnungen

Ein Arbeitsauftrag beschreibt Arbeit eines Fahrzeugs für einen Kunden: Nummer (im Unternehmen eindeutig), Zeitraum, Fahrzeug, Fahrer, Kunde, Arbeitsart und Strecke. Ein Arbeitsauftrag sind keine Kosten.

Eine Arbeitsabrechnung ist das, was die Arbeit kostet: Stunden × Stundensatz, ohne MwSt. Klicken Sie bei einem Arbeitsauftrag auf Abrechnen, um ihn mit ausgefüllten Angaben abzurechnen, oder auf Neue Abrechnung. Eine Abrechnung braucht eine Belegnummer. Bleibt der Stundensatz leer, gilt der Stundensatz des Fahrzeugs. Die Kosten tragen das Bis-Datum der Abrechnung.

Ein Arbeitsauftrag mit Abrechnungen kann nicht gelöscht werden; löschen Sie zuerst seine Abrechnungen.

Vorsteuerabzug und Finanzierung auf der Fahrzeugkarte

Die Registerkarte Kosten der Fahrzeugkarte hat außerdem zwei Karten:

• Vorsteuerabzug: ab welchem Tag das Fahrzeug vollen, 50 % oder keinen Vorsteuerabzug hat (bei vollem Abzug können Sie das Datum der VAT-26-Meldung festhalten). Status dürfen sich nicht überschneiden. Ein neuer Status, der nach dem offenen beginnt, beendet den offenen am Vortag.
• Finanzierung: die Leasing-, Miet- und Kreditverträge des Fahrzeugs mit Vertragsnummer, Finanzierer, Zeitraum, Monatsrate und dem, was am Ende geschieht (Rückgabe oder Übernahme).

Das Enddatum des neuesten Vertrags des Fahrzeugs erscheint in den Erinnerungen, in der Gruppe Fahrzeugfristen, wie ein Prüftermin. Ein Vertrag, den ein späterer ersetzt hat, erscheint nicht mehr.

Vertraglich vereinbarte km eines Leasings oder einer Miete

Ein Leasing oder eine Miete (kein Kredit) hat außerdem Vertraglich vereinbarte km (insgesamt oder pro Jahr), den Kilometerstand bei Beginn und den Preis je Mehrkilometer (netto). Lassen Sie die Felder leer, wenn der Vertrag kein Kilometerlimit hat.

• Auf der Fahrzeugkarte zeigt der Vertrag die gefahrenen km (letzter Kilometerstand minus Kilometerstand bei Beginn), die verbleibenden km und eine Prognose zum Enddatum. Die Prognose folgt dem Tempo der letzten 90 Tage: Sie braucht zwei Kilometerstände aus diesen Tagen und ein Enddatum; ein Fahrzeug, das nichts gefahren ist, endet bei den bisher gefahrenen km. Ein Limit pro Jahr wird mit der Laufzeit multipliziert und braucht daher ein Enddatum.
• Überschreitet die Prognose das Limit oder ist das Limit schon überschritten, erscheint in den Erinnerungen am Enddatum des Vertrags die Frist Prognose: Kilometerlimit wird überschritten mit den erwarteten Mehrkosten (Mehrkilometer × Preis je Mehrkilometer). Sie wird getrennt vom Vertragsende bestätigt.
• Der Bericht Fristen und Dokumente hat in den Zeilen des Vertrags die Spalten Leasing: km gefahren, km übrig, km-Prognose zum Ende und Erwartete Kosten der Mehrkilometer (standardmäßig sichtbar; in der Spaltenauswahl ausblendbar).
• Der Assistent nennt die gefahrenen km und das Limit des aktuellen Leasings oder der Miete eines Fahrzeugs für Benutzer, die Kosten und Fahrleistung sehen dürfen.