Dokumentation / Kosten, Rechnungen und Berichte

Berichte: Reparaturen, Termine, Verzeichnisse, Mängel, Compliance und Übergaben

Diese sechs Berichte stehen unter IntelliFleet > Berichte neben Kosten und funktionieren gleich: Filter und Zeitraum oben, Kacheln mit der Veränderung zum Zeitraum davor, ein Diagramm, eine sortierbare und gruppierbare Tabelle mit Zwischensummen und Summenzeile, Export als CSV, XLSX und PDF (A4) sowie Gespeicherte Ansichten. Diese Teile beschreibt Berichte. Alles wird auf dem Server berechnet, die Summen umfassen also alle passenden Zeilen und nicht nur die angezeigte Seite. Wie überall in IntelliFleet sehen Sie nur Fahrzeuge der Filialen, auf die Sie Zugriff haben, und die im Kopf gewählte Filiale und Flotte schränken jeden Bericht ein.

Die alten Berichte „des Fahrzeugs“ und „des Fahrers“ sind derselbe Bericht mit gesetztem Filter Fahrzeug oder Fahrer.

Reparaturen und Schäden

Alle Reparaturen und Schäden des Zeitraums in einer Tabelle. Eine Zeile zählt zu der Filiale, in der das Fahrzeug am Reparatur- oder Schadendatum war. Der Bericht addiert eine Währung nach der anderen und beginnt mit der Firmenwährung.

• Filter: Zeitraum, Fahrzeug, Fahrer, Währung, Art (Reparaturen oder Schäden), Status (offen oder geschlossen: eine Reparatur ist geschlossen, wenn sie abgeschlossen ist, ein Schaden, wenn er geschlossen ist) und Fahrer schuld (ja oder nein, nur Schäden).
• Kacheln: Gesamt (brutto, mit netto und Zeilenzahl), Reparaturen, Schäden und Fahrer schuld.
• Diagramm: Bruttokosten je Monat, Reparaturen gegen Schäden.
• Spalten: Datum, Art, Reparaturart, Beschreibung, Fahrzeug, Fahrer, Status, Fahrer schuld, Filiale, Flotte, Werkstatt, Kilometerstand, Kilometerstand der nächsten Wartung, Schadennummer der Versicherung, Ort, Notizen, netto, MwSt. und brutto sowie die eigenen Felder von Fahrzeug, Fahrer und Reparatur.

Termine und Dokumente

Alles, wofür die Erinnerungen ein Datum oder einen Kilometerstand kennen: Versicherungen, Prüfungen und andere Fristen, Dokumente, Ausrüstung, Tankkarten, Reifen, Kalendertermine, Finanzierungsverträge sowie Führerscheine und Fristen der Mitarbeiter. Es ist die Seite Erinnerungen als Bericht und zeigt dieselben Einträge im selben Zustand.

• Filter: Zeitraum (auf das Fälligkeitsdatum; Einträge mit Fälligkeit nach Kilometerstand haben kein Datum und erscheinen nur bei offenem Zeitraum, womit der Bericht beginnt), Fahrzeug, Fahrer, Zustand (überfällig, bald fällig, fällig, später), Art (Versicherungen, Prüfungen, Dokumente, Mitarbeiter, Finanzierung, Reparaturen, niedriger Lagerbestand, Sonstiges) und Bestätigt.
• Kacheln: Überfällig, Bald fällig, Fällig und Bestätigt. Sie zeigen den Zustand von heute und vergleichen daher nicht mit einem Zeitraum davor.
• Diagramm: Einträge je Monat der Fälligkeit, überfällige gegen die übrigen. Bei offenem Zeitraum zeigt es ein halbes Jahr zurück und ein Jahr voraus.
• Nur aktive Fahrzeuge und aktive Mitarbeiter haben Einträge. Jede Zeile öffnet den Datensatz, aus dem der Eintrag stammt.

Verzeichnisse

Einfache Listen mit Export, ohne Diagramm und ohne Zeitraum. Wählen Sie das Verzeichnis:

• Fahrzeuge: Kennzeichen, Marke und Modell, Typ, Status, Filiale, Flotte, Fahrer, FIN, Baujahr, Erstzulassung, Hubraum, Kraftstoffart und Eigentümer. Filter Status.
• Mitarbeiter: Name, Nummer, Filiale, Status, Fahrer, Telefon, Adresse, E-Mail, Führerschein und sein Ablauf. Filter Status. Eine Flotte im Kopf lässt keine Mitarbeiter übrig, da ein Mitarbeiter zu keiner Flotte gehört.
• Tankkarten: Kartennummer, Name, Anbieter, Ablauf (abgelaufene Karten markiert), Fahrzeug und Fahrer.
• Lager: Artikel, Einheit, Menge, Meldebestand und eine Markierung für Artikel auf oder unter diesem Bestand.
• Fahrer der Fahrzeuge: aus der Zuordnungshistorie, jede Zeile ein Fahrer eines Fahrzeugs mit den Daten und der Zahl der Tage (der aktuelle Fahrer hat kein Enddatum).

Jedes Verzeichnis braucht seine eigene Berechtigung; es öffnet sich das erste, das Sie sehen dürfen.

Mängel und Aufgaben

Die Meldungen (Mängel und Schäden, vom Handy oder vom Büro gemeldet) und die Aufgaben eines Fahrzeugs, mit der Wartezeit und der Dauer der Behebung.

• Ein Mangel ist offen, bis er geschlossen wird: ein abgelehnter am Tag der Entscheidung; ein in eine Reparatur umgewandelter, wenn die Reparatur abgeschlossen ist, in einen Schaden, wenn der Schaden geschlossen ist, in eine Aufgabe, wenn die Aufgabe erledigt ist.
• Tage offen ist die Wartezeit eines offenen Eintrags bis heute. Tage bis zur Behebung ist die Zeit von der Meldung bis zum Schließen eines behobenen Eintrags; ein abgelehnter Mangel oder eine abgebrochene Aufgabe wurde nicht behoben und hat keinen Wert.
• Filter: Zeitraum (auf den Meldetag), Fahrzeug, Gemeldet von, Art (Mangel, Schadenmeldung, Aufgabe), Status (offen oder geschlossen) und Kategorie (die Kategorie des Mangels; Aufgaben haben keine, eine gewählte Kategorie blendet sie aus). Gruppieren nach Kategorie liefert Zwischensummen je Kategorie, und die ausgeblendete Spalte Außer Betrieb markiert Mängel, mit denen der Fahrer nicht weiterfahren konnte.
• Kacheln: Gesamt, Offen (mit dem ältesten), Tage bis zur Behebung (Durchschnitt) und Überfällige Aufgaben. Aufgaben ohne Fahrzeug gehören zu keiner Filiale und stehen nicht in der Liste.

Erinnerungs-Compliance

Für jede Filiale und Art von Einträgen (Versicherungen, Prüfungen, Dokumente, Mitarbeiter, Finanzierung, Reparaturen, niedriger Lagerbestand, Sonstiges): wie viele Einträge verfolgt werden, wie viele überfällig, bald fällig, fällig oder später sind, wie viele bestätigt sind, und die Compliance, der Anteil der verfolgten Einträge, die nicht überfällig sind. Der Bericht zeigt den Zustand von heute und hat keinen Zeitraum. Der Eintrag eines Mitarbeiters zählt in der Filiale des Mitarbeiters, der eines Fahrzeugs in der des Fahrzeugs. Einträge nach Kilometerstand zählen, sobald sie im Erinnerungsfenster liegen.

• Filter: Fahrzeug, Fahrer und Art. Gruppieren nach Filiale oder Art liefert Zwischensummen.
• Kacheln: Compliance (gesamt), Überfällig, Bald fällig und Bestätigt.

Übergaben

Wer hatte welches Fahrzeug wann: jede Übergabe und Rückgabe mit Kilometerstand, Tankfüllung und neu festgestellten Schäden. Eine Rückgabe ist eine Übergabe ohne empfangenden Mitarbeiter.

• Ein Fahrzeug ist unterwegs, wenn seine letzte unterschriebene Übergabe keine Rückgabe ist; diese Zeile ist markiert.
• Filter: Zeitraum, Fahrzeug, Fahrer (gebend oder empfangend), Art (Übergabe oder Rückgabe), Kanal (Handy oder Büro), Status (unterschrieben, Entwurf, storniert; stornierte nur auf Wunsch) und Jetzt unterwegs. Jetzt unterwegs ignoriert den Zeitraum, da es der Zustand von heute ist.
• Kacheln: Übergaben, Rückgaben, Jetzt unterwegs und Neue Schäden.
• Diagramm: Übergaben gegen Rückgaben je Monat.