Dokumentation / Tägliche Arbeit
Privatfahrten und ihre Kosten
Wenn Mitarbeiter Firmenwagen privat nutzen, berechnet die Seite IntelliFleet > Privatnutzung jeden Monat, was jeder Mitarbeiter dafür zahlt, lässt Sie die Werte freigeben und gibt der Lohnabrechnung eine CSV-Datei.
Wer die Seite sieht
Unter Verwaltung, dann Rollen, gelten drei Berechtigungen unter IntelliFleet für die Seite:
- Privatnutzung zeigt die Seite.
- Regeln der Privatnutzung pflegen erlaubt, Regeln und den Standardsatz anzulegen, zu ändern und zu löschen.
- Privatnutzung freigeben und für die Lohnabrechnung exportieren erlaubt, Abrechnungen freizugeben und wieder zu öffnen und die Datei für die Lohnabrechnung herunterzuladen.
Sie sehen nur die Fahrzeuge der Niederlassungen, die Sie sehen dürfen, und Niederlassung und Flotte in der Kopfzeile grenzen beide Reiter über das Fahrzeug ein.
Regeln
Eine Regel legt fest, wie die Privatnutzung eines Fahrzeugs ab einem Datum belastet wird:
- Pro privatem km: jeder private Kilometer zu einem Satz.
- Monatliche Pauschale: ein fester Betrag für jeden Monat, in dem der Mitarbeiter das Fahrzeug nutzt.
- Nicht belastet: die Privatnutzung ist kostenlos.
Klicken Sie auf dem Reiter Regeln auf Neue Regel, wählen Sie das Fahrzeug, das Datum, ab dem sie gilt, und die Belastung. Eine spätere Regel desselben Fahrzeugs ersetzt die frühere ab ihrem eigenen Datum, so bleibt der Verlauf erhalten: Ändern Sie die Belastung mit einer neuen Regel, nicht durch Bearbeiten der alten. Gültig zeigt die heute geltenden Regeln, Alle auch die ersetzten.
Der Satz einer km-Regel ist optional. Ohne ihn verwendet das Fahrzeug den Standardsatz pro privatem km über der Liste. Ist auch dieser leer, gilt der Kilometersatz für seinen Motor aus Fahrleistung > Sätze (zum Beispiel 1,15 PLN für ein Auto über 900 cm³).
Ein Fahrzeug ohne Regel steht unter der Tabelle. Seine privaten Kilometer werden gezählt, aber nicht belastet.
Monatliche Abrechnungen
Der Reiter Abrechnungen zeigt eine Abrechnung pro Mitarbeiter für den mit den Pfeilen gewählten Monat. Sie ergibt sich aus:
- den privaten Fahrten des Mitarbeiters unter Fahrleistung > Fahrten. Eine Fahrt ohne Fahrer zählt für den, der das Fahrzeug an dem Tag hatte;
- der am Tag jeder Fahrt geltenden Regel;
- den Zuweisungen des Mitarbeiters, also den Tagen, an denen er jedes Fahrzeug hatte.
Klicken Sie auf einen Mitarbeiter, um die Abrechnung neben der Liste zu sehen: jedes Fahrzeug mit seinen Privatfahrten, Regel, Satz und Betrag, und die Summe zu belasten.
Kilometer ohne Fahrt
Wurde ein Fahrzeug im Monat übergeben und zurückgegeben, vergleicht IntelliFleet die beiden Kilometerstände der Übergaben mit den dazwischen erfassten Fahrten. Ist der Zähler weiter gelaufen, als die Fahrten abdecken, zeigt die Abrechnung den Unterschied unter Ohne Fahrt und ist als Zu prüfen markiert. Diese Kilometer werden nie belastet: Erfassen Sie die fehlenden Fahrten unter Fahrleistung > Fahrten oder klären Sie es mit dem Fahrer, dann wird die Abrechnung aktualisiert.
Freigeben
Eine Abrechnung ist ein Entwurf, bis Sie sie freigeben, und ein Entwurf folgt jeder Änderung an Fahrten und Regeln. Freigeben friert ihre Werte ein. Alle Entwürfe freigeben gibt jeden Entwurf frei, in dem nichts zu prüfen ist. Eine Abrechnung mit einem Fahrzeug außerhalb der Niederlassung oder Flotte, die Sie sehen, kann erst freigegeben werden, wenn Sie alle ihre Fahrzeuge sehen.
Wieder öffnen macht eine freigegebene Abrechnung wieder zum Entwurf, zum Beispiel nach einer nachgetragenen Fahrt.
Datei für die Lohnabrechnung
CSV für die Lohnabrechnung lädt die freigegebenen und exportierten Abrechnungen des Monats herunter, eine Zeile pro Mitarbeiter: Personalnummer, Nachname, Vorname, Monat, private km, Betrag, Währung und geldwerter Vorteil. Die freigegebenen Abrechnungen darin werden Exportiert und können nicht wieder geöffnet werden.
Geldwerter Vorteil
Die Abrechnung zeigt auch die polnische Pauschale für die Privatnutzung eines Firmenwagens (Art. 12 Abs. 2a PIT-Gesetz): 250 PLN im Monat für einen Motor bis 1600 cm³ oder ein Elektro- oder Wasserstoffauto und 400 PLN für einen größeren Motor. Für einen Teilmonat ist es 1/30 davon für jeden Tag, an dem der Mitarbeiter das Fahrzeug hatte. Sie dient nur zur Information und wird nicht zum zu belastenden Betrag addiert.
Auf dem Telefon
Der Startbildschirm der Fahrer-App zeigt die eigenen privaten Kilometer des Fahrers in diesem Monat. Privatfahrten werden unter Fahrleistung > Fahrten erfasst.