Dokumentation / Kosten, Rechnungen und Berichte

Rechtliche und buchhalterische PDFs

IntelliFleet erstellt die Dokumente, die das Gesetz und Ihre Buchhaltung verlangen, als PDF-Dateien, nach den Vorschriften gestaltet und in der Sprache, in der Sie IntelliFleet nutzen (Englisch, Polnisch oder Deutsch). Jedes trägt Firmenname und Steuernummer aus Einstellungen > Unternehmen. Nichts wird gespeichert: Die Datei entsteht bei jeder Anfrage aus den aktuellen Daten, eine korrigierte Fahrt erscheint also im nächsten PDF.

Wer sie erstellen darf

• Das Fahrtenbuch (USt) und den Fahrtenzettel erstellen Benutzer mit der Berechtigung Fahrleistung (unter IntelliFleet in Administration > Rollen).
• Der Eigenbeleg und der Arbeitsauftrag brauchen die Berechtigung Kosten.
• Wer nur einige Niederlassungen sieht (siehe Zugriff auf Niederlassungen), erstellt Dokumente nur für deren Fahrzeuge.

Fahrtenbuch (USt)

Klicken Sie unter Fahrleistung > Fahrten auf Fahrtenbuch (USt), wählen Sie Fahrzeug und Monat und klicken Sie auf PDF erstellen. Das Fahrtenbuch zeigt Unternehmen und Steuernummer, das Fahrzeug, den Zählerstand bei Beginn des Fahrtenbuchs, am Ende des Zeitraums und am Ende des Fahrtenbuchs, alle Fahrten des Monats mit Datum, Zweck, Strecke, Fahrer und Kilometern, die Summe und die Fußnoten, die das Umsatzsteuergesetz verlangt. Bei einer Fahrt mit einem Fahrzeug, das einer Person außerhalb des Unternehmens überlassen wurde, zeigt es auch den Zählerstand bei Abgabe und Rückgabe und wer es hatte.

Das Fahrtenbuch braucht seinen Beginn. Erfassen Sie unter Fahrleistung > Kilometerstand einen Zählerstand mit dem Meilenstein Beginn des Fahrtenbuchs (siehe Fahrleistung), höchstens in dem Monat datiert. Ohne ihn sagt IntelliFleet, was zu ergänzen ist, statt ein ungültiges Fahrtenbuch zu erstellen. Mit Ende eines Umsatzsteuerzeitraums wird auch dieser Zählerstand gedruckt.

Fahrtenzettel

Klicken Sie unter Fahrleistung > Fahrtenbuchblätter auf das Druckersymbol einer Karte. Der Fahrtenzettel wird im Querformat als Formular mit nummerierten Feldern gedruckt: Kartennummer und Datum, Unternehmen, Fahrzeug und Kennzeichen, Halter, Fahrer und Führerscheinnummer, Zweck, Strecke, Zählerstand und Uhrzeit bei Beginn und Ende, gefahrene Kilometer, Fahr-, Ruhe- und Arbeitsstunden und Bemerkungen, mit Linien für die Unterschrift von Aussteller und Fahrer.

Eigenbeleg

Klicken Sie unter Kosten auf Eigenbeleg, wählen Sie Fahrzeug und Monat, geben Sie Belegnummer und Datum ein und klicken Sie auf PDF erstellen. Der Beleg summiert die Dienstfahrten des Fahrzeugs im Monat zu den Kilometersätzen, mit denen sie abgerechnet wurden (siehe Fahrleistung), nennt den Betrag in polnischen Worten, wie ein polnischer Eigenbeleg es verlangt, und hat Linien für Aussteller und Genehmiger. Ein Monat ohne Dienstfahrten hat nichts abzurechnen, und die Fahrten eines Belegs müssen in einer Währung sein.

Arbeitsauftrag

Klicken Sie unter Kosten > Arbeitsaufträge auf das Druckersymbol eines Auftrags und geben Sie den zu druckenden Text ein, zum Beispiel Anweisungen für den Fahrer. Das PDF zeigt Nummer, Zeitraum, Fahrzeug, Fahrer, Kunde, Art der Arbeit und Strecke des Auftrags, dann Ihren Text, und hat Linien für Aussteller und Auftragsannehmer.

Datenblatt

Jeder Datensatz kann als Blatt mit Zeilen „Bezeichnung: Wert“ unter einem Titel gedruckt werden, mit Linien zum Unterschreiben. Es entsteht aus den Zeilen, die der Bildschirm sendet; die Liste, aus der Sie drucken, bestimmt also den Inhalt.