Dokumentation / Erste Schritte und Einrichtung
Nutzung und Limits
IntelliFleet wird pro Fahrzeug berechnet. Die Seite IntelliFleet > Nutzung und Limits zeigt, wie viele Fahrzeuge in diesem Zeitraum abgerechnet werden und wie viel von jedem Kontingent verbraucht ist.
Wer die Seite sieht
Unter Verwaltung, dann Rollen, zeigt die Berechtigung Nutzung und Limits in der Gruppe IntelliFleet die Seite an. Warnungen gehen an die Benutzer mit der Rolle Admin, unabhängig von dieser Berechtigung.
Ihr Zeitraum
Der Zeitraum ist Ihr Abrechnungsmonat. Er beginnt an dem Tag im Monat, an dem sich Ihre Firma registriert hat: Bei einer Registrierung am 5. läuft jeder Zeitraum vom 5. bis zum 4. des Folgemonats. Die Daten stehen unter dem Seitentitel.
Fahrzeuge
- Abrechenbare Fahrzeuge ist die höchste Zahl aktiver Fahrzeuge an einem Tag des Zeitraums. Preis und Kontingente richten sich nach dieser Zahl. Ein am 20. verkauftes Fahrzeug zählt in diesem Zeitraum noch, weil es früher im Monat aktiv war.
- Jetzt aktiv ist die heutige Zahl. Verkaufte, verschrottete und inaktive Fahrzeuge zählen nicht.
- Fahrzeuge in Ihrem Tarif ist die Fahrzeugstaffel Ihres Tarifs. Ist sie voll, wird das Aktivieren eines Fahrzeugs mit einer Meldung abgelehnt: Setzen Sie ein anderes Fahrzeug auf inaktiv, verkauft oder verschrottet, oder fragen Sie uns nach einem größeren Tarif.
Ein inaktives Fahrzeug ist schreibgeschützt, bis es wieder aktiv ist. So lässt sich kein Fahrzeug außerhalb des Tarifs weiter nutzen.
Kontingente
Jedes Kontingent gilt pro Fahrzeug und wächst so ohne Tarifwechsel mit Ihrer Flotte. Ihr Limit für den Zeitraum ist das Kontingent pro Fahrzeug mal Ihre abrechenbaren Fahrzeuge. Zum Beispiel ergeben 20 KI-Aufrufe pro Fahrzeug bei 44 abrechenbaren Fahrzeugen 880 KI-Aufrufe.
| Kontingent | Was zählt | Bei 100 % |
|---|---|---|
| KI-Aufrufe | Jede von der KI zugeordnete Rechnung und jedes von der KI gelesene Foto | Rechnungen werden nur nach Ihren Regeln zugeordnet, Fotodaten werden von Hand erfasst |
| KSeF-Rechnungen | KSeF-Eingangsrechnungen, die der Flotte zugeordnet sind | Nichts wird gesperrt; wir melden uns wegen eines größeren Tarifs |
| SMS | An Fahrer und Mitarbeiter gesendete SMS-Segmente | Nachrichten gehen stattdessen als Push-Benachrichtigung und E-Mail hinaus; siehe SMS |
| Dateispeicher | Die Größe aller gespeicherten Dateien: Fotos, Scans und Dokumente | Nichts wird gesperrt; wir melden uns wegen eines größeren Tarifs |
| E-Mails | Jede E-Mail von IntelliFleet: Erinnerungen und geplante Berichte (eine pro Empfänger) | Geplante Bericht-E-Mails stoppen und ihre Eigentümer werden benachrichtigt; Erinnerungen gehen weiter hinaus |
Unbegrenzt bedeutet, dass Ihr Tarif dafür kein Limit setzt. Fahrzeugübergaben, Schadensmeldungen und Erinnerungen werden nie durch ein Limit gesperrt.
Die Karte Weitere Nutzung in diesem Zeitraum zählt Push-Benachrichtigungen und PDF-Dokumente. Dafür gibt es kein Limit.
Monatsabrechnungen
Die Karte Monatsabrechnungen unten auf der Seite zeigt, was IntelliFleet Sie kostet, eine Zeile pro Kalendermonat. Die Abrechnung eines Monats entsteht kurz nach seinem Ende (Mitternacht UTC); sie zählt also Kalendermonate, nicht die Abrechnungsmonate der Zähler oben.
- Der Betrag sind die abrechenbaren Fahrzeuge des Monats (die meisten aktiven Fahrzeuge an einem Tag dieses Monats) mal dem Preis pro Fahrzeug Ihres Plans. Eine kleine Flotte zahlt mindestens die Mindestgebühr des Plans, was die Zeile dann angibt.
- Über Kontingent zeigt jedes Kontingent, das der Monat überschritten hat, etwa KI-Aufrufe 45 / 30. Es wird gezeigt, damit Sie es kommen sehen, und nicht berechnet.
- Eine Abrechnung ändert sich nach dem Erstellen nie. Ändern sich die Zahlen eines Monats später, kommt eine Korrektur als eigene Zeile hinzu, mit den neuen Zahlen zum selben Preis und dem Betrag, den sie hinzufügt oder abzieht. Die ersetzte Zeile ist mit Durch eine Korrektur ersetzt markiert.
Warnungen
Erreicht etwas 80 % seines Limits und dann 100 %, bekommt jeder Administrator eine Benachrichtigung unter der Glocke. Jede Warnung kommt einmal pro Zeitraum; ein neuer Zeitraum beginnt von vorn. Die Balken zeigen dasselbe: ab 80 % bernsteinfarben mit Kurz vor dem Limit, bei 100 % rot mit Limit erreicht.
Für das IntelliSent-Team
Die Host-Seite Verwaltung > IntelliFleet-Nutzung listet jeden Mandanten mit IntelliFleet in seinem eigenen Abrechnungsmonat: abrechenbare Fahrzeuge, jedes Kontingent mit seiner Nutzung, E-Mails, Push-Benachrichtigungen und PDFs sowie die geschätzten Kosten für uns. Die Kacheln über der Liste summieren sie. Suchen Sie nach Name oder Mandantenkennung und wählen Sie einen früheren Zeitraum unter Zeitraum. Ein Warnzeichen markiert einen Mandanten kurz vor oder am Limit.
Der KI-Kostenschutz gilt für alle Mandanten zusätzlich zu den Kontingenten:
- KI für alle Mandanten ausschalten stoppt KI-Rechnungszuordnung und Fotoauslesung sofort, etwa wenn der KI-Anbieter Probleme hat. Die Arbeit läuft mit Regeln und manueller Erfassung weiter.
- KI-Aufrufe pro Mandant und Tag begrenzt die KI-Aufrufe eines Mandanten pro UTC-Tag (anfangs 500; 0 = keine Grenze), damit eine Schleife oder Missbrauch keine Rechnung in die Höhe treibt.
Die Limits selbst sind Editionsfunktionen in der Gruppe IntelliFleet unter Editionen: Maximal aktive Fahrzeuge und die Kontingente pro Fahrzeug. 0 bedeutet unbegrenzt.
Abrechnungen oben auf der Host-Nutzungsseite öffnet die Abrechnungen aller Mandanten für einen Kalendermonat: Monat wählen und nach Name suchen. Die Kacheln summieren die abgerechneten Mandanten, ihre abrechenbaren Fahrzeuge und den zu fakturierenden Betrag pro Währung; jede Summe nimmt die neueste Zeile eines Mandanten, eine Korrektur ersetzt dort also ihre Abrechnung. CSV exportieren lädt die Zeilen (Abrechnungen und Korrekturen, mit Zahlen mit Punkt und ISO-Daten) zum Fakturieren in der Buchhaltung herunter. Nichts wird automatisch abgebucht, und Nutzung über einem Kontingent wird nie berechnet.
Auch die Preise sind Editionsfunktionen in der Gruppe IntelliFleet unter Editionen: Preis pro Fahrzeug und Monat, Währung des Preises und Monatliche Mindestgebühr. Zu Beginn entstehen drei Editionen, IntelliFleet Start, Standard und Pro, mit Platzhalterpreisen, die vor der ersten Rechnung zu ändern sind; sie entstehen nur, wenn sie fehlen, geänderte Werte bleiben also. Ein geänderter Preis gilt ab der nächsten Abrechnung; erstellte behalten ihren.