Dokumentation / Tägliche Arbeit

Fuhrparkrichtlinien und Zustimmungen

IntelliFleet › Einstellungen › Fuhrparkrichtlinien verwaltet die Regeln, die Ihre Mitarbeitenden in der Fahrer-App lesen und unterschreiben: die Dienstwagenrichtlinie, den Datenschutzhinweis für Fahrer, die Regeln zur Privatnutzung oder zu Abzügen für Schäden und Bußgelder. Jede Richtlinie hat Versionen. Mitarbeitende unterschreiben eine Version mit ihrem Namen und einer Unterschrift mit dem Finger, und IntelliFleet bewahrt diese Zustimmung mit einem PDF des Unterschriebenen auf. Richtlinien verwalten nur Personen, deren Rolle Einstellungen und Wörterbücher hat; wer Mitarbeitende sehen darf, sieht, wer was unterschrieben hat.

Eine Richtlinie hinzufügen

Klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen, geben Sie Name und Art an und schreiben Sie die erste Version:

• Text: Titel und Text auf Englisch, Polnisch und Deutsch (Reiter oben). Verwenden Sie Überschriften, Listen und Fettdruck (Markdown). Eine leere Sprache zeigt den englischen Text, Sie können also mit einer Sprache beginnen.
• PDF-Datei: ein PDF, in jeder Sprache gleich, für eine Richtlinie, die Sie schon als Dokument haben.
• Mitarbeitende unterschreiben diese Richtlinie: an für eine Richtlinie, die alle Mitarbeitenden mit Fahrer-App-Zugang unterschreiben; aus für eine, die sie nur lesen, etwa was nach einem Unfall zu tun ist.

Entwurf speichern behält den Entwurf, ohne ihn jemandem zu zeigen. v1 veröffentlichen macht ihn zur Version, die Mitarbeitende sehen. Eine veröffentlichte Version ändert sich nie.

Eine neue Version

Öffnen Sie die Richtlinie und bearbeiten Sie sie: Sie schreiben die nächste Version, ausgehend von der aktuellen. Darunter stehen die veröffentlichten Versionen mit Datum, wer sie veröffentlicht hat, und ihrem Hash; Ansehen zeigt den Text oder öffnet das PDF.

• Mit Alle unterschreiben diese Version erneut werden alle Mitarbeitenden gebeten, die neue Version zu unterschreiben, auch wer die alte unterschrieben hat.
• Schalten Sie es bei einem Tippfehler aus: Wer die vorige Version unterschrieben hat, bleibt unterschrieben, und neue Mitarbeitende unterschreiben die neue.

Entwurf löschen verwirft einen Entwurf; die veröffentlichten Versionen bleiben.

Wer unterschrieben hat

Die Tabelle zeigt für jede Richtlinie die aktuelle Version, ob sie eine Unterschrift braucht, wie viele Mitarbeitende sie unterschrieben haben und wie viele sie noch unterschreiben müssen. Gebeten werden nur aktive Mitarbeitende mit Fahrer-App-Zugang (siehe Mitarbeiter).

Auf der Mitarbeiterkarte zeigt der Reiter Richtlinien jede Richtlinie mit dem Stand der Person: Zu unterschreiben seit dem Tag der Veröffentlichung, Unterschrieben mit Uhrzeit oder Ohne Unterschrift für eine Richtlinie zum Lesen. Klicken Sie auf eine unterschriebene, um die Zustimmung zu sehen: den Namen, mit dem unterschrieben wurde, wann (im PDF auch in UTC), die Sprache, die App-Version, den Hash der gelesenen Version und den Hash des PDF. PDF herunterladen liefert das PDF der Zustimmung mit dem gelesenen Text und der Unterschrift.

Eine unterschriebene Zustimmung ist ein Nachweis: Niemand kann sie ändern oder löschen, auch nicht ihr PDF und ihre Unterschrift.

Erinnerungen

Wer eine Richtlinie zu unterschreiben hat, bekommt einen Eintrag Zu unterschreibende Fuhrparkrichtlinien auf der Seite Erinnerungen (siehe Erinnerungen), bei den Mitarbeiterfristen. Er ist 7 Tage nach Veröffentlichung der Version fällig, die die Unterschrift verlangt, und verschwindet mit der Unterschrift.

Keine Übergabe vor unterschriebenen Richtlinien

Setzen Sie oben Keine Übergabe vor unterschriebenen Richtlinien, um Fahrzeuge zurückzuhalten: Wer eine Richtlinie zu unterschreiben hat, kann kein Fahrzeug übernehmen, weder am Telefon noch am Schalter, bis unterschrieben ist. Die Meldung nennt die Richtlinien. Eine Rückgabe wird nie gesperrt. Ohne Haken sind offene Richtlinien nur eine Erinnerung.

Eine Richtlinie stilllegen

Stilllegen bittet niemanden mehr um eine Unterschrift und nimmt die Richtlinie aus den Erinnerungen. Unterschriebene Zustimmungen bleiben. Stillgelegte Richtlinien stehen unter Stillgelegt, wo Reaktivieren sie wieder aktiviert.

In der Fahrer-App

Nach der Anmeldung sieht die Person die zu unterschreibenden Richtlinien, liest jede bis zum Ende und unterschreibt mit Namen, einer Unterschrift mit dem Finger und einem Haken zur Zustimmung. Siehe Fahrer-App.