Dokumentation / Tägliche Arbeit
Poolfahrzeug-Buchungen
Ein Poolfahrzeug ist ein Firmenwagen, den niemand fest hat: Mitarbeitende buchen es für einen Zeitraum, holen es in einer Niederlassung ab und bringen es zurück. Die Buchungen finden Sie im Menü IntelliFleet unter Buchungen. Die Karte eines Poolfahrzeugs hat außerdem die Schaltfläche Buchen.
Wer sehen und buchen darf
Buchungen gehören zu den Fahrzeugübergaben, Ihre Edition muss sie also enthalten (siehe Übergaben). Dann entscheiden unter Administration, Rollen drei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:
- Poolfahrzeug-Buchungen zeigt die Woche und die Liste.
- Poolfahrzeuge buchen und Buchungen ändern erlaubt außerdem, zu buchen, eine Buchung zu ändern, deren Fahrzeug noch nicht übergeben wurde, und sie zu stornieren.
- Poolfahrzeug-Buchungen genehmigen macht den Benutzer zum Poolverwalter: Er genehmigt oder lehnt Anfragen ab.
Ein Benutzer, der nur einige Niederlassungen sieht (siehe Zugriff auf Niederlassungen), sieht und bucht nur die Poolfahrzeuge, die in diesen Niederlassungen abgeholt werden.
Ein Fahrzeug zum Poolfahrzeug machen
Öffnen Sie das Fahrzeug, klicken Sie auf Bearbeiten und setzen Sie Poolfahrzeug. Abholung in sagt, wo das Fahrzeug abgeholt wird; lassen Sie Eigene Niederlassung, wenn das die Niederlassung des Fahrzeugs ist. Nur ein aktives Poolfahrzeug nimmt Buchungen an; ein Fahrzeug in der Werkstatt oder sonst inaktiv erscheint ausgegraut in der Woche.
Wer genehmigt
Die Genehmigung wird je Niederlassung festgelegt. Öffnen Sie IntelliFleet > Niederlassungen (siehe Niederlassungen), bearbeiten Sie die Niederlassung und setzen Sie Poolfahrzeug-Buchungen sofort genehmigen, wenn Buchungen der dort abgeholten Fahrzeuge keine Genehmigung brauchen. Ist es aus, ist jede Buchung dieser Fahrzeuge Angefragt, bis ein Poolverwalter sie genehmigt oder ablehnt, auch die eigenen Buchungen des Verwalters.
Wird eine Buchung genehmigt oder abgelehnt, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail (wenn sein Mitarbeiterdatensatz eine E-Mail-Adresse hat), und der Benutzer des Mitarbeiters sowie die Person, die gebucht hat, erhalten eine Benachrichtigung in der App und, wenn sie die Fahrer-App nutzen, auf dem Telefon (siehe Fahrer-App). Eine Ablehnung enthält den Grund, den der Verwalter geschrieben hat.
Die Woche
Der Reiter Woche hat eine Zeile je Poolfahrzeug und eine Spalte je halbem Tag, von Montag bis Sonntag. Jede Buchung ist ein Balken in ihrer Farbe: Angefragt bernsteinfarben, Genehmigt blau, In Nutzung (das Fahrzeug wurde übergeben) grün und Nicht abgeholt rot. Die Prozentzahl neben einem Fahrzeug zeigt, wie viel der Woche es gebucht ist: genehmigte und abgeschlossene Stunden im Verhältnis zu allen Stunden der Woche. Mit den Pfeilen gehen Sie eine Woche zurück oder vor, Heute bringt Sie zurück. Die Filter Niederlassung und Flotte oben in IntelliFleet grenzen die Fahrzeuge ein. Stornierte und abgelehnte Buchungen werden nicht gezeigt.
Der Reiter Liste zeigt die Buchungen derselben Woche als Tabelle; Warten auf Genehmigung lässt nur die Anfragen stehen. Klicken Sie auf einen Balken oder ein Kennzeichen, um die Buchung zu öffnen.
Ein Fahrzeug buchen
Klicken Sie auf Neue Buchung, auf Dieses Fahrzeug buchen unter einem Fahrzeug in der Woche oder auf Buchen auf der Karte des Fahrzeugs. Wählen Sie das Poolfahrzeug, den Mitarbeiter, Von und Bis und geben Sie den Zweck an. Das Panel sagt, ob die Buchung sofort genehmigt wird oder auf einen Poolverwalter wartet. Klicken Sie auf Buchen.
Es gelten diese Regeln:
- Nur ein aktives Poolfahrzeug kann gebucht werden, für einen aktiven Mitarbeiter.
- Eine Buchung kann nicht in der Vergangenheit beginnen oder enden und dauert höchstens 31 Tage.
- Zwei genehmigte Buchungen eines Fahrzeugs überschneiden sich nie. Eine Anfrage für eine Zeit, die eine genehmigte Buchung schon belegt, wird sofort abgewiesen. Zwei Anfragen dürfen sich überschneiden; der Verwalter genehmigt eine davon, die andere kann dann nicht mehr genehmigt werden.
- Eine Buchung kann geändert oder storniert werden, bis das Fahrzeug übergeben wird. Wer Fahrzeug, Mitarbeiter oder Zeiten einer genehmigten Buchung ändert, schickt sie erneut zur Genehmigung, außer ihre Niederlassung genehmigt sofort.
Genehmigen oder ablehnen
Ein Poolverwalter öffnet eine angefragte Buchung aus der Woche oder aus Warten auf Genehmigung und klickt auf Genehmigen oder Ablehnen. Schreiben Sie vor dem Ablehnen den Grund in Grund; er geht in die E-Mail. Eine Buchung wird nur genehmigt, wenn das Fahrzeug noch frei ist und noch übergeben werden kann.
Das Fahrzeug übergeben und zurücknehmen
Die Übergabe startet die Buchung: Erhält der Mitarbeiter, der gebucht hat, das Fahrzeug in einer unterschriebenen Übergabe (am Telefon oder im Büro), ab einer Stunde vor Buchungsbeginn bis zu ihrem Ende, ist die Buchung In Nutzung. In einer genehmigten Buchung öffnet Übergeben die Übergabe im Büro mit Fahrzeug und Mitarbeiter schon gewählt. Kommt das Fahrzeug in einer unterschriebenen Rückgabe zurück, ist die Buchung Abgeschlossen. Beide Protokolle sind in der Buchung verlinkt.
Nicht abgeholte Buchungen
Eine genehmigte Buchung, deren Fahrzeug nicht innerhalb von 60 Minuten nach Beginn übergeben wird, wird Nicht abgeholt, und das Fahrzeug ist wieder frei. Das System prüft das alle fünf Minuten. Die Minutenzahl ist eine Unternehmenseinstellung; fragen Sie Ihren Administrator, wenn Ihr Unternehmen eine andere verwendet.
Der Auslastungsbericht
Auslastungsbericht oben auf dem Bildschirm öffnet den Bericht unter Berichte: eine Zeile je Poolfahrzeug mit seinen Buchungen, wie viele abgeschlossen und wie viele nicht abgeholt wurden, den gebuchten Stunden, den Stunden des Zeitraums und der Auslastung in Prozent, mit einem Diagramm der gebuchten Stunden je Monat. Er hat die Filter für Zeitraum, Niederlassung, Flotte, Fahrzeug und Fahrer wie jeder Bericht. Klicken Sie auf ein Fahrzeug, um seine Karte zu öffnen.