Dokumentation / Kosten, Rechnungen und Berichte

Rechnungszuordnung mit KI

Die KI-Zuordnung schlägt ein Fahrzeug und die Buchungsart für eine Rechnungsposition vor, wenn keine Regel sie erkennen konnte. Sie arbeitet im Rechnungseingang (siehe Rechnungseingang): Zuerst schlagen Regeln vor, die KI betrachtet nur die Positionen, die offen geblieben sind. Jede Rechnung bestätigen Sie weiterhin selbst; die KI bucht nichts.

Einschalten

Die KI-Zuordnung gehört zur Funktion Rechnungszuordnung mit KI Ihres Tarifs und ist ausgeschaltet, bis Ihr Unternehmen sie einschaltet, denn Rechnungsinhalte verlassen dabei IntelliFleet. Ein Benutzer mit KSeF verbinden öffnet Rechnungen, klickt auf KSeF-Einstellungen und hakt unter KI-Zuordnung die Option Zuordnungen mit KI vorschlagen an. Zum Abschalten den Haken entfernen. Ohne die Funktion im Tarif wird der Abschnitt nicht angezeigt.

Ist sie eingeschaltet, sendet IntelliFleet für jede neue Rechnung mit Positionen, die keine Regel zugeordnet hat, an Google Gemini:

• Verkäufer, NIP, Nummer, Daten und Beträge der Rechnung sowie die offenen Positionen (Beschreibung, Menge, Einheit, netto);
• Kennzeichen, FIN, Marke und Modell Ihrer Fahrzeuge sowie die Namen der Personen, die das jeweilige Fahrzeug am Liefertag hatten;
• Ihre Ausgabenarten und die offenen Reparaturen.

Adressdaten der Rechnung und Ihre übrigen Daten werden nicht gesendet. Rechnungen, die vor dem Einschalten eingegangen sind, behalten ihre bisherigen Vorschläge.

Was die KI vorschlägt

Für jede Position, die sie zuordnen kann, wählt die KI ein Fahrzeug aus Ihrer Liste und eine der Buchungsarten:

• Reparatur: Werkstattleistungen und Teile, wahlweise zu einer offenen Reparatur dieses Fahrzeugs;
• Tankvorgang: Kraftstoff in Litern;
• Sonstige Ausgabe: alles andere, mit der am besten passenden Ausgabenart.

Der Rechnungseingang zeigt den Vorschlag als KI mit seiner Sicherheit (zum Beispiel KI 87 %) und einer kurzen Begründung. Prüfen Sie ihn, korrigieren Sie, was nicht stimmt, und bestätigen Sie wie bei jedem Vorschlag. Eine Position, bei der die KI unsicher ist, bleibt leer und Sie füllen sie aus.

Die KI kann nur aus Ihren Fahrzeugen, Ausgabenarten und offenen Reparaturen wählen. Eine Antwort, die etwas anderes nennt oder nicht die erwartete Form hat, wird verworfen; ein Fehlgriff wird also nie zu einem Fahrzeug, das Sie nicht haben.

Was auf Ihren Tarif angerechnet wird

Jede an die KI gesendete Rechnung zählt als ein KI-Aufruf, ob die KI eine Zuordnung findet oder nicht. KI-Aufrufe teilen sich das Kontingent mit dem Lesen von Fahrzeugscheinen per Foto und erscheinen unter Nutzung und Limits. Ihr Tarif enthält eine Anzahl KI-Aufrufe je Fahrzeug und Zeitraum.

Die KI-Zuordnung pausiert, und Vorschläge kommen nur aus Regeln, wenn:

• die KI-Aufrufe dieses Zeitraums aufgebraucht sind;
• die KI-Aufrufe von heute das Tageslimit erreichen;
• KI für alle Unternehmen abgeschaltet ist (zum Beispiel bei einer Störung des Anbieters);
• KI auf dem Server nicht eingerichtet ist.

Die KSeF-Einstellungen nennen dann unter KI-Zuordnung den Grund. Rechnungen gehen weiter ein, und Sie buchen sie wie gewohnt.