Dokumentacja / Koszty, faktury i raporty

Raporty: naprawy, terminy, rejestry, usterki, zgodność i przekazania

Te sześć raportów jest w IntelliFleet > Raporty, obok Kosztów, i działa tak samo: filtry i okres u góry, kafelki ze zmianą względem poprzedniego okresu, wykres, tabela z sortowaniem i grupowaniem, podsumami i wierszem sumy, eksport do CSV, XLSX i PDF (A4) oraz Zapisane widoki. Te elementy opisuje Raporty. Wszystko liczy się na serwerze, więc sumy obejmują wszystkie pasujące wiersze, a nie tylko stronę. Jak wszędzie w IntelliFleet widzisz tylko pojazdy z oddziałów, do których masz dostęp, a Oddział i Flota wybrane w nagłówku zawężają każdy raport.

Dawne raporty „pojazdu” i „kierowcy” to ten sam raport z ustawionym filtrem Pojazd lub Kierowca.

Naprawy i szkody

Wszystkie naprawy i szkody z okresu w jednej tabeli. Wiersz trafia do oddziału, w którym pojazd był w dniu naprawy lub zdarzenia. Raport sumuje jedną walutę naraz i zaczyna od waluty firmy.

• Filtry: okres, Pojazd, Kierowca, Waluta, Rodzaj (naprawy lub szkody), Status (otwarte lub zamknięte: naprawa jest zamknięta, gdy zakończona, szkoda, gdy zamknięta) i Wina kierowcy (tak lub nie, tylko szkody).
• Kafelki: Razem (brutto, z netto i liczbą wierszy), Naprawy, Szkody i Z winy kierowcy.
• Wykres: koszt brutto w miesiącach, naprawy i szkody osobno.
• Kolumny: data, rodzaj, typ naprawy, opis, pojazd, kierowca, status, wina kierowcy, oddział, flota, warsztat, przebieg, przebieg następnego przeglądu, numer szkody u ubezpieczyciela, miejsce, uwagi, netto, VAT i brutto oraz pola własne pojazdu, kierowcy i naprawy.

Terminy i dokumenty

Wszystko, dla czego Przypomnienia znają datę lub stan licznika: ubezpieczenia, przeglądy i inne terminy, dokumenty, wyposażenie, karty paliwowe, opony, wydarzenia kalendarza, umowy finansowania oraz prawa jazdy i terminy pracowników. To strona Przypomnień jako raport, więc pokazuje te same pozycje w tym samym stanie.

• Filtry: okres (po terminie; pozycje z terminem według licznika nie mają daty i widać je tylko przy otwartym okresie, od czego raport zaczyna), Pojazd, Kierowca, Stan (przeterminowane, wkrótce, w oknie, później), Rodzaj (ubezpieczenia, przeglądy, dokumenty, pracownicy, finansowanie, naprawy, niski stan magazynu, pozostałe) i Potwierdzone.
• Kafelki: Przeterminowane, Wkrótce, W oknie i Potwierdzone. Pokazują stan na dziś, więc nie porównują z poprzednim okresem.
• Wykres: pozycje w miesiącach terminu, przeterminowane na tle reszty. Przy otwartym okresie pokazuje pół roku wstecz i rok do przodu.
• Pozycje mają tylko aktywne pojazdy i aktywni pracownicy. Każdy wiersz otwiera rekord, z którego pochodzi.

Rejestry

Zwykłe listy z eksportem, bez wykresu i bez okresu. Wybierz Rejestr:

• Pojazdy: numer rejestracyjny, marka i model, typ, status, oddział, flota, kierowca, VIN, rok produkcji, pierwsza rejestracja, pojemność silnika, rodzaj paliwa i właściciel. Filtr Status.
• Pracownicy: nazwisko i imię, numer, oddział, status, kierowca, telefon, adres, e-mail, prawo jazdy i jego ważność. Filtr Status. Flota w nagłówku nie zostawia żadnych pracowników, bo pracownik nie należy do floty.
• Karty paliwowe: numer karty, nazwa, wystawca, ważność (z oznaczeniem kart po terminie), pojazd i kierowca.
• Magazyn: pozycja, jednostka, ilość, poziom zamawiania i oznaczenie pozycji na tym poziomie lub poniżej.
• Kierowcy pojazdów: z historii przydziałów, każdy wiersz to kierowca pojazdu z datami i liczbą dni (obecny kierowca nie ma daty końca).

Każdy rejestr wymaga własnego uprawnienia; otwiera się pierwszy, który możesz zobaczyć.

Usterki i zadania

Zgłoszenia usterek (usterki i szkody zgłoszone z telefonu lub z biura) oraz zadania przypisane do pojazdu, z czasem oczekiwania i czasem naprawy.

• Usterka jest otwarta, dopóki nie zostanie zamknięta: odrzucona zamyka się w dniu decyzji; zamieniona w naprawę, gdy naprawa jest zakończona, w szkodę, gdy szkoda jest zamknięta, w zadanie, gdy zadanie jest wykonane.
• Dni otwarte to czas oczekiwania otwartej pozycji do dziś. Dni do naprawy to czas od zgłoszenia do zamknięcia pozycji, która została naprawiona; odrzucona usterka lub anulowane zadanie nie zostały naprawione i nie mają tej wartości.
• Filtry: okres (po dniu zgłoszenia), Pojazd, Zgłosił, Rodzaj (usterka, zgłoszenie szkody, zadanie), Status (otwarte lub zamknięte) i Kategoria (kategoria usterki; zadania jej nie mają, więc wybór kategorii je pomija). Grupuj według kategorii daje podsumę na kategorię, a ukryta kolumna Wyłączony z ruchu oznacza usterki, z którymi kierowca nie mógł jechać dalej.
• Kafelki: Razem, Otwarte (z najstarszą), Dni do naprawy (średnio) i Zadania po terminie. Zadania bez pojazdu nie należą do żadnego oddziału i nie są na liście.

Zgodność przypomnień

Dla każdego oddziału i rodzaju pozycji (ubezpieczenia, przeglądy, dokumenty, pracownicy, finansowanie, naprawy, niski stan magazynu, pozostałe): ile pozycji jest śledzonych, ile przeterminowanych, wkrótce, w oknie lub później, ile potwierdzonych oraz zgodność, czyli odsetek śledzonych pozycji, które nie są przeterminowane. Raport pokazuje stan na dziś i nie ma okresu. Pozycja pracownika liczy się w oddziale pracownika, pojazdu w oddziale pojazdu. Pozycje według licznika liczą się, gdy wejdą w okno przypomnienia.

• Filtry: Pojazd, Kierowca i Rodzaj. Grupuj według oddziału lub rodzaju daje podsumy.
• Kafelki: Zgodność (ogółem), Przeterminowane, Wkrótce i Potwierdzone.

Przekazania

Kto miał który pojazd i kiedy: każde wydanie i zwrot, z przebiegiem, poziomem paliwa i nowymi uszkodzeniami. Zwrot to przekazanie bez pracownika odbierającego.

• Pojazd jest poza firmą, gdy jego ostatnie podpisane przekazanie nie jest zwrotem; ten wiersz jest oznaczony.
• Filtry: okres, Pojazd, Kierowca (wydający lub odbierający), Rodzaj (wydanie lub zwrot), Kanał (telefon lub biuro), Status (podpisane, szkice, anulowane; anulowane tylko na życzenie) i Teraz poza firmą. Teraz poza firmą pomija okres, bo to stan na dziś.
• Kafelki: Wydania, Zwroty, Teraz poza firmą i Nowe uszkodzenia.
• Wykres: wydania i zwroty w miesiącach.