Dokumentacja / Codzienna praca

Paliwo

Ten obszar prowadzi paliwo Twoich pojazdów. Znajdziesz go w IntelliFleet > Paliwo oraz na karcie Paliwo w karcie pojazdu. Ma trzy listy: Tankowania, Karty paliwowe i Ceny paliw.

Kto może je widzieć i zmieniać

W Administracja, potem Role, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:

Paliwo pozwala oglądać trzy listy.
Edycja paliwa pozwala też dodawać, zmieniać i usuwać tankowania, karty paliwowe i ceny paliw.

Użytkownicy widzą tylko tankowania pojazdów z oddziałów, do których mają dostęp. Karta paliwowa przypisana do pojazdu jest widoczna przez ten pojazd; karta bez pojazdu lub przypisana tylko do pracownika jest widoczna dla każdego, kto widzi Paliwo, dopóki w nagłówku nie wybrano oddziału ani floty. Ceny paliw należą do firmy i nie są przypisane do oddziału.

Tankowania

Kliknij Nowe tankowanie i podaj pojazd, datę, paliwo i ilość. Zwykłe paliwo pojazdu zostanie wpisane za Ciebie. Dodaj licznik i zaznacz Zatankowano do pełna, gdy bak został napełniony, aby można było policzyć spalanie.

Licznik. Odczyt zapisuje się w pojeździe jak każdy inny, a licznik nigdy nie cofa się: wartość niższa od wcześniejszego odczytu lub wyższa od późniejszego jest odrzucana z komunikatem i nic się nie zapisuje. Zmiana lub usunięcie tankowania zmienia lub usuwa jego odczyt.
Karta paliwowa. Wybierz kartę, którą zapłacono. Karty przypisanej do innego pojazdu nie można użyć dla tego; karta bez pojazdu może płacić za dowolny pojazd.
Cena. Wpisz kwotę netto i VAT, gdy znasz cenę (brutto policzy się samo), numer dokumentu i kierowcę. Tankowanie z ceną jest kosztem pojazdu: widać je w Kosztach jako Paliwo, a VAT liczy się tak samo jak w każdym innym koszcie (zobacz Koszty). Zostaw kwotę netto pustą, jeśli nie znasz jeszcze ceny; tankowanie nic wtedy nie kosztuje, a cenę dodasz później. Usunięcie ceny usuwa koszt.

Tankowanie z ceną jest kosztem, więc nie można go dodać do nieaktywnego pojazdu ani do sprzedanego lub zezłomowanego po dniu zmiany. Aby zmienić lub usunąć koszt tankowania, zmień lub usuń samo tankowanie; kosztu nie można edytować osobno na ekranie Koszty.

Z aplikacji kierowcy

Kierowca może sfotografować paragon za paliwo w aplikacji kierowcy (Paliwo i paragony na ekranie Moje auto) i go wysłać. Staje się on tankowaniem pojazdu, który kierowca ma teraz, z ceną i odczytem licznika, na tych samych zasadach co tankowanie wpisane ręcznie. Gdy pozwala na to pakiet firmy i limit AI, AI odczytuje ze zdjęcia litry, kwoty, stację, datę i paliwo; w przeciwnym razie kierowca wpisuje je sam.

Źródło. Pod datą każdego tankowania lista mówi, skąd pochodzi: Aplikacja kierowcy, Zestawienie karty, Faktura zakupu, Upuszczony plik lub Wpisane ręcznie (nic dla starszych tankowań). Tankowanie, którego wartości odczytało AI, ma też oznaczenie Odczytane przez AI.
Karta i cena. Lista pokazuje kartę paliwową po czterech ostatnich cyfrach (••4471); wskaż ją, aby zobaczyć pełny numer. Cena za jednostkę jest pod kwotą brutto.
Zdjęcie paragonu. Otwórz tankowanie: formularz pokazuje jego źródło i zdjęcie paragonu; kliknij zdjęcie, aby je otworzyć. Każdy, kto widzi Paliwo, widzi zdjęcie tankowania.
Poprawianie. Gdy tankowanie odczytało AI, formularz prosi o porównanie wartości ze zdjęciem. Popraw, co się nie zgadza, i zapisz, jak przy każdym tankowaniu; nadal jest to tankowanie z aplikacji kierowcy.

Paragon, który nie dotyczy paliwa (parking, myjnia, opłata drogowa), staje się zamiast tego wydatkiem pojazdu; zobacz Koszty.

Zaimportowane z zestawienia kart

Zamiast wpisywać każde tankowanie, zaimportuj zestawienie wystawcy kart paliwowych (DKV, Orlen Flota, Shell, BP, Circle K lub innego) w Import z Excela, Transakcje kart paliwowych; zobacz Import. Każda transakcja staje się tankowaniem pojazdu, do którego przypisana jest karta, z ceną, godziną i stacją, czyli kosztem i odczytem licznika jak wpisane ręcznie. Transakcja jest importowana raz: ponowny import tego samego zestawienia niczego nie dodaje.

Transakcja zgodna z tankowaniem, które kierowca wysłał już z aplikacji kierowcy (ta sama karta, ten sam dzień i litry różniące się najwyżej o 1%), zostaje połączona z tym tankowaniem zamiast dodawać je drugi raz, więc paliwo liczy się raz. Podgląd liczy takie wiersze jako Połączone z tankowaniami i przy każdym podaje, z którym tankowaniem się łączy, a koniec importu podaje ich liczbę.

Gdy faktura zbiorcza wystawcy trafi do skrzynki faktur i zaksięgujesz jej pozycję paliwową jako tankowanie, tankowania tego pojazdu zaimportowane już z kart wystawcy w miesiącu faktury (lub w poprzednim) zostaną połączone z fakturą zamiast księgować paliwo drugi raz, o ile ich litry sumują się do pozycji. Jeśli nie, zatwierdzenie jest odrzucane z obiema sumami, żeby paliwo nigdy nie zostało policzone dwa razy: popraw tankowania albo ilość.

Spalanie

Lista pokazuje spalanie każdego tankowania do pełna z odczytem licznika: paliwo dolane od poprzedniego pełnego baku (razem z tym tankowaniem), podzielone przez przejechany dystans, na 100 km (lub 100 mil; na godzinę dla pojazdu liczącego motogodziny). Tankowania częściowe między dwoma pełnymi bakami liczą się do drugiego. Tankowanie bez licznika lub takie, po którym licznik nie wzrósł, nie ma spalania.

Pojazd na dwa paliwa, na przykład benzynę i LPG, ma dwa zbiorniki, więc każde paliwo ma własne spalanie: tankowanie LPG nie kończy odcinka benzyny ani się do niego nie dolicza, i odwrotnie.

Nic nie jest zapisywane: spalanie liczy się za każdym razem od nowa, więc usunięcie lub zmiana tankowania zmienia sąsiednie wartości.

Norma spalania

Gdy pojazd ma normę spalania (ustawianą na karcie pojazdu, od i do, na 100 km lub na godzinę), lista pokazuje ją w kolumnie Norma obok spalania i oznacza każde tankowanie z pomiarem, które ją przekracza: Powyżej normy nad górną granicą, Poniżej normy pod dolną. Tankowanie mieszczące się w normie oraz pojazd bez normy nie mają oznaczenia. Norma dotyczy paliwa podstawowego pojazdu, więc tankowanie innego paliwa, na przykład LPG, nie jest według niej oceniane. Ta sama kolumna i oznaczenia są na karcie Paliwo w karcie pojazdu.

Karty paliwowe

Kliknij Nowa karta paliwowa. Karta ma numer (unikalny w firmie, bez względu na wielkość liter), nazwę, wystawcę, datę ważności oraz pojazd i pracownika, do których jest przypisana.

Karta jest przypisana do jednego pojazdu naraz: wybranie innego pojazdu przenosi kartę. Wcześniejsze tankowania zachowują swoją kartę.

Data ważności pojawia się w Przypomnieniach, w grupie Terminy pojazdów, dla pojazdu, do którego karta jest przypisana (albo dla jej pracownika, gdy nie ma pojazdu). Po odnowieniu karty wpisz późniejszą datę ważności.

Karta może mieć PIN od 4 do 12 cyfr. Wpisz go w formularzu karty i zapisz; lista pokazuje Zapisany w kolumnie PIN. PIN jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i nigdy więcej nie jest pokazywany w aplikacji webowej, także Tobie: aby go zmienić, wpisz nowy; aby go usunąć, zaznacz Usuń PIN. Puste pole zachowuje zapisany PIN.

Posiadacz karty widzi PIN w aplikacji kierowcy: pracownik, do którego karta jest przypisana, albo osoba, która ma teraz pojazd z tą kartą. W sekcji Pokazany w aplikacji kierowcy formularz pokazuje każde wyświetlenie PIN-u: kto i kiedy. Ustawienie lub usunięcie PIN-u wymaga uprawnienia Edycja paliwa; listę widzi każdy, kto widzi kartę.

Karty, którą opłacono tankowania, nie można usunąć: odepnij ją od pojazdu i ustaw datę ważności. Pracownika posiadającego kartę paliwową nie można usunąć.

Ceny paliw

Kliknij Nowa cena, aby zapisać cenę brutto za jednostkę paliwa w danym dniu, na stacji paliw lub w miejscu, które wpiszesz. Walutą jest waluta firmy, chyba że ją zmienisz. Ceny służą do porównań i trendów; nie zmieniają tankowań.

Nie ma tu odpowiedzi? Zapytaj asystenta w panelu Pomoc w aplikacji albo napisz na support@intelliapp.pl.