Dokumentacja / Codzienna praca

Przebieg

Przebieg gromadzi wszystko, co pokazuje, ile pojazd przejechał: stany licznika, przejazdy do ewidencji przebiegu dla VAT, karty drogowe, stawki za km i odległości między miastami. Otwórz go z IntelliFleet > Przebieg.

Kto może oglądać i zmieniać przebieg

W Administracja, potem Role, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:

• Przebieg pozwala oglądać odczyty, przejazdy, karty drogowe, stawki i odległości.
• Edycja przebiegu pozwala też dodawać, zmieniać i usuwać odczyty, przejazdy i karty drogowe.

Stawki i odległości między miastami to ustawienia, więc ich zmiana wymaga uprawnienia Ustawienia i słowniki. Kierowcy z uprawnieniem Aplikacja kierowcy mogą wpisać odczyt licznika w aplikacji kierowcy, ale nie mogą go zmienić ani usunąć. Użytkownik widzi przebieg pojazdów ze swoich oddziałów.

Licznik nigdy się nie cofa

Każdy odczyt jest sprawdzany z pozostałymi odczytami pojazdu według daty, potem godziny, a na końcu kolejności wpisania:

• Odczyt nie może być niższy niż poprzedni.
• Odczyt nie może być wyższy niż następny.

Jeśli wpiszesz 10 000 km z 1 marca, a potem 9 900 km z 5 marca, aplikacja odmówi i wskaże odczyt, który temu przeszkadza. Ta sama zasada dotyczy licznika na końcu przejazdu, a później także przekazań, kosztów i paliwa. Kilka odczytów z jednego dnia bez godziny liczy się w kolejności wpisania; dodaj godzinę, aby ustawić je inaczej. Błędny odczyt poprawisz przez edycję lub usunięcie.

Licznik

Zakładka Licznik pokazuje odczyty od najnowszego. Wybierz pojazd, aby zobaczyć tylko jego odczyty. Kliknij Dodaj odczyt, wybierz pojazd, datę, opcjonalnie godzinę i podaj stan licznika. Formularz pokazuje ostatni odczyt pojazdu.

Punkt ewidencji VAT oznacza początek ewidencji przebiegu dla VAT, koniec okresu rozliczeniowego VAT albo koniec ewidencji. Odczyt zapisany przez przejazd, przekazanie lub koszt pokazuje swoje źródło i zmienia się w tym rekordzie, a nie tutaj.

Przejazdy

Zakładka Przejazdy to ewidencja przebiegu dla VAT. Każdy przejazd ma datę, pojazd, kierowcę, cel, trasę i dystans oraz jest Służbowy albo Prywatny.

• Wpisz dystans albo licznik na początku i na końcu; gdy podasz oba, dystans jest ich różnicą. Licznik na końcu jest też zapisywany jako odczyt z tego dnia, więc obowiązuje go powyższa zasada.
• Przejazd służbowy jest rozliczany stawką za km obowiązującą w jego dniu dla typu pojazdu i pojemności silnika. Stawka i kwota zostają przy przejeździe, więc późniejsze zmiany stawek go nie zmieniają. Pojazd bez typu albo data sprzed pierwszego zestawu stawek nie ma stawki.
• Przejazd prywatny trafia do ewidencji przebiegu dla VAT i nie ma stawki.
• Zaznacz Użyczony osobie spoza firmy, gdy pojazdu używał ktoś inny, i wpisz jego nazwisko oraz stan licznika przy wydaniu i zwrocie.
• Przejazd z aplikacji kierowcy (zobacz Aplikacja kierowcy, Przejazdy) ma w kolumnie Źródło wartość Aplikacja kierowcy; przejazdy wpisane tutaj mają Biuro, a zaimportowane Import; starsze przejazdy, wpisane zanim pojawiła się ta kolumna, mają —.
• Ikona aparatu z liczbą obok źródła oznacza przejazd ze zdjęciami licznika zrobionymi przez kierowcę w aplikacji (po najechaniu: „Zdjęcia licznika: N”). Otwórz przejazd, aby je zobaczyć w sekcji Pliki; z uprawnieniem Edycja przebiegu możesz tam też dodać lub usunąć zdjęcia.
• N km bez przejazdu oznacza przejazd, którego licznik na początku jest wyższy niż koniec poprzedniego przejazdu auta (albo jego ostatni odczyt przed przejazdem): tych km brakuje w ewidencji. Dodaj brakujący przejazd, jeśli auto nim jechało. Ewidencja przebiegu dla VAT w PDF oznacza tę samą lukę, a reguła automatyzacji na Przejazd z luką może kogoś powiadomić (zobacz Automatyzacja).
• Otwarty przejazd z aplikacji kierowcy pokazuje też Miejsca z aplikacji kierowcy: Skąd, Dokąd i Zakończona w, tak jak znalazł je telefon kierowcy albo wpisał kierowca. Nie można ich zmienić; trasę i uwagi edytujesz jak dotąd.

Nad listą podsumowanie pokazuje kilometry służbowe, prywatne i kwotę rozliczoną dla przejazdów, które oglądasz.

Każdy wiersz przejazdu ma przycisk Kopiuj jako nowy: otwiera formularz przejazdu wypełniony danymi z tego przejazdu, z dzisiejszą datą i bez liczników.

Kopiowanie miesiąca

Kliknij Kopiuj miesiąc nad listą, aby powtórzyć przejazdy z miesiąca, na przykład stałą trasę jeżdżoną co miesiąc. Wybierz miesiąc źródłowy, miesiąc docelowy i, jeśli chcesz, jeden pojazd; bez pojazdu kopiowane są wszystkie pojazdy, które widzisz.

• Każdy przejazd zachowuje dzień miesiąca. Gdy w miesiącu docelowym nie ma takiego dnia, na przykład 31. w lutym, wybierz, czy przejazd ma być pominięty, czy przeniesiony na ostatni dzień miesiąca.
• Każda kopia jest rozliczana stawką obowiązującą w nowym dniu, więc stawka zmieniona między miesiącami zostanie zastosowana. Kopia nie ma odczytów licznika, więc zasada licznika jej nie odrzuci.
• Pojazd nieaktywny albo sprzedany lub zezłomowany przed nową datą nie przyjmie skopiowanego przejazdu.

Po zakończeniu podsumowanie nad listą pokazuje, ile przejazdów skopiowano, i wymienia te, których nie skopiowano, z powodem każdego. Pozostałe przejazdy są nadal kopiowane. Skopiowanie miesiąca dwa razy dodaje przejazdy dwa razy.

Wyszukiwanie odległości

W formularzu przejazdu wybierz Z miasta i Do miasta z Odległości, a dystans zostanie uzupełniony; nadal możesz go zmienić. Jeśli w Odległościach nie ma wpisu dla tej pary, formularz o tym informuje. W formularzu karty drogowej ten sam wybór uzupełnia licznik na końcu na podstawie licznika na początku.

Karty drogowe

Zakładka Karty drogowe zawiera kartę drogową przejazdu: unikalny numer karty, datę wystawienia, pojazd, kierowcę, cel i trasę, licznik i godzinę na początku i na końcu oraz godziny jazdy, odpoczynku i pracy. Numer prawa jazdy kierowcy jest kopiowany, gdy zostawisz pole puste. Koniec nie może być przed początkiem.

Stawki

Zakładka Stawki pokazuje ustawowe stawki za km dla pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych. Zestaw stawek obowiązuje od daty do początku następnego zestawu. Samochody mają stawkę do lub powyżej 900 cm³ według pojemności silnika; motocykle i motorowery mają własne. Kliknij Dodaj stawki, gdy zmienią się przepisy; w jednym dniu może zaczynać się tylko jeden zestaw. Usunięcie zestawu przywraca obowiązywanie wcześniejszego.

Odległości

Zakładka Odległości zawiera odległości między miastami. Odległości wspólne są dostarczane z IntelliFleet i nie można ich zmieniać. Dodaj własne dla innych par albo dla tej samej pary, gdy jeździsz inną trasą; Twoje mają pierwszeństwo. Odległość działa w obie strony.

Kopiuj jako nowy

Przejazdy, karty drogowe, wydatki, tankowania i naprawy mają na swojej liście przycisk Kopiuj jako nowy. Otwiera on formularz wypełniony danymi z tego rekordu, z dzisiejszą datą, bez stanów licznika i bez załączników, które nigdy nie są kopiowane; zapisz go, aby dodać nowy rekord. Tankowania pochodzącego z wyciągu karty paliwowej nie można skopiować.