Dokumentacja / Pojazdy, ludzie i dokumenty
Wyposażenie i opony
Ten obszar przechowuje wyposażenie (w pojazdach, u pracowników lub w magazynie firmy) oraz opony, które posiadasz. Znajdziesz go w menu IntelliFleet > Wyposażenie i opony oraz na karcie pojazdu, w zakładce Wyposażenie i opony. Ma dwie listy: Wyposażenie i Komplety opon.
Kto może je widzieć i zmieniać
W Administracji, w Rolach, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:
- Wyposażenie i opony pozwala oglądać obie listy i historię każdego kompletu opon.
- Edycja wyposażenia i opon pozwala też dodawać, zmieniać i usuwać wyposażenie i komplety opon, montować i zdejmować opony oraz dodawać rodzaje wyposażenia, sezony i rozmiary opon.
Użytkownicy widzą tylko wyposażenie pojazdów z oddziałów, do których mają dostęp. Komplet opon na pojeździe podlega tej samej zasadzie; komplet w magazynie lub jeszcze niezałożony należy do firmy, więc widzi go każdy z tym uprawnieniem, chyba że w nagłówku wybrano Oddział lub Flotę. Na karcie pojazdu zakładka zawsze pokazuje ten pojazd.
Wyposażenie
Kliknij Dodaj wyposażenie, wybierz, kto je ma (pojazd, pracownik albo magazyn firmy), potem wpisz opis albo wybierz rodzaj wyposażenia (wystarczy jedno z dwóch), numer seryjny, dzień montażu i stan licznika w tym dniu. Dodaj rodzaj obok rodzaju dodaje nowy rodzaj wyposażenia i go wybiera.
- Ważne do to data ważności (gaśnica, apteczka). Nie może być przed dniem montażu. Zostaw puste, gdy wyposażenie nie traci ważności.
- Termin wg licznika przypomina, gdy pojazd zbliża się do tego stanu licznika.
- Na liście kontrolnej przekazania umieszcza wyposażenie na liście kontrolnej każdego przekazania tego pojazdu.
Lista kontrolna przekazania
Gdy zaczyna się przekazanie, lista kontrolna jest kopiowana z szablonu rodzaju pojazdu, a potem każde wyposażenie oznaczone Na liście kontrolnej przekazania dodawane jest jako pozycja w grupie Wyposażenie. Kto przekazuje pojazd, odlicza je, a przy zwrocie te same pozycje wracają do przeliczenia. Wyposażenie dodane lub usunięte później nie zmienia przekazania, które już się zaczęło.
Przypomnienia
Wyposażenie z datą ważności lub terminem wg licznika pojawia się w Przypomnieniach, w grupie Wyposażenie i opony, jak termin. Zmiana daty ważności je odnawia; usunięcie wyposażenia usuwa przypomnienie.
Kto ma wyposażenie
Wyposażenie ma pojazd, pracownik (telefon, laptop, karta paliwowa zapisana jako wyposażenie) albo firma (jej magazyn). Wybierz to w polu Kto ma przy dodawaniu. Kolumna Kto ma i filtry nad listą pokazują, kto co ma.
Aby zmienić posiadacza bez protokołu, otwórz pozycję i użyj Przenieś do innego posiadacza: wybierz pojazd, pracownika albo magazyn firmy i datę. Do podpisanego zapisu przekaż ją protokołem (zob. Przekazanie wyposażenia).
Każdy okres, w którym pojazd lub pracownik miał daną pozycję, jest w formularzu w sekcji Historia posiadaczy, z protokołem, który ją przeniósł. Karta pracownika pokazuje na zakładce Wyposażenie, co ma teraz i co miał wcześniej, a Raporty > Rejestry > Wyposażenie pracowników wymienia, kto co ma.
Wyposażenie pracownika podąża za jego oddziałem: użytkownik widzi je, gdy widzi tego pracownika. Magazyn firmy widzą wszyscy z uprawnieniem, chyba że w nagłówku wybrano Oddział lub Flotę. Data ważności wyposażenia pracownika staje się jego przypomnieniem.
Komplety opon
Kliknij Dodaj komplet opon i wpisz numer ewidencyjny (unikalny w firmie, wielkość liter nie ma znaczenia), liczbę opon, markę, sezon, rozmiar, bieżnik, cechy i limit przebiegu. Dodaj sezon i Dodaj rozmiar dodają nowe wpisy do tych list.
Komplet opon jest na jednym pojeździe albo w jednym miejscu przechowywania, nigdy w obu. Dodając komplet, mówisz, gdzie zaczyna: na pojeździe, w magazynie (z miejscem przechowywania) albo jeszcze nieprzypisany, dla opon kupionych i niezałożonych. Potem przenosisz go przyciskami na liście, więc historia jest zawsze prawdziwa:
- Zamontuj zakłada komplet, który nie jest na pojeździe, na pojazd. Podaj datę, stan licznika i, jeśli chcesz, warsztat.
- Zdejmij zdejmuje komplet z pojazdu do magazynu. Podaj datę, stan licznika, warsztat i gdzie komplet jest przechowywany (magazyn, półka, warsztat).
Każdy montaż i zdjęcie jest zapisywany. Otwórz komplet, aby zobaczyć jego Historię pod formularzem. Zmiana nie może mieć daty z przyszłości ani wcześniejszej niż ostatnia zmiana kompletu. Komplet na pojeździe nie może być zamontowany ponownie ani usunięty: najpierw go zdejmij. Usunięcie kompletu z magazynu usuwa też jego historię.
Filtry nad listą pokazują komplety na pojeździe, w magazynie lub nieprzypisane.
Zakup jest kosztem
Wpisz datę zakupu i kwotę netto (oraz VAT), a zakup stanie się kosztem pojazdu, na którym komplet został zamontowany jako pierwszym, widocznym w Kosztach jako Opony, z datą zakupu. Kwota brutto jest liczona za Ciebie. Komplet nigdy niezamontowany nie ma pojazdu do obciążenia, więc jeszcze nie jest kosztem. Zostaw walutę pustą, aby użyć waluty pojazdu (PLN, gdy komplet nie ma jeszcze pojazdu).
Następna wymiana
Wymienić do i Wymienić przy liczniku stają się przypomnieniem, dopóki komplet jest na pojeździe. Komplet w magazynie nie ma przypomnienia. Montaż ani zdjęcie kompletu nie czyści tych dat, więc zmień je, gdy zakładasz następny komplet.