Dokumentacja / Pierwsze kroki i konfiguracja

Import z Excela lub CSV

Zamiast wpisywać rekordy po jednym, dodaj wiele naraz z pliku Excel (.xlsx) lub CSV: pojazdy (na przykład z eksportu od firmy leasingowej), wydatki, przejazdy do ewidencji przebiegu, pracowników albo transakcje kart paliwowych z zestawienia wystawcy kart (DKV, Orlen Flota, Shell, BP, Circle K). Plik wyeksportowany z Menedżera Pojazdów też się nada. Każdy wiersz sprawdzasz, zanim cokolwiek zostanie zapisane.

Włącz import

Import jest częścią edycji i ma własne uprawnienie.

1. Jako administrator hosta otwórz Edycje, edytuj edycję firmy i zaznacz Import z Excela i CSV w sekcji IntelliFleet.
2. W firmie otwórz Administracja, potem Role, edytuj rolę i zaznacz Import z Excela i CSV. To wystarczy dla pojazdów, choć osoby, które je importują, powinny też móc edytować pojazdy. Wydatki, przejazdy i pracownicy wymagają też uprawnienia do ich edycji: Edycja kosztów, Edycja przebiegu i Edycja pracowników, a transakcje kart paliwowych Edycja paliwa. Użytkownik widzi tylko to, co może importować.

Użytkownicy z tą rolą widzą w menu IntelliFleet pozycję Import i przycisk Import z Excela na stronie Pojazdy.

Przygotuj plik

Pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn, a każdy kolejny wiersz to jeden rekord. Plik może mieć do 2000 wierszy i 5 MB. Kolumny mogą być w dowolnej kolejności, a niepotrzebne są pomijane. Przycisk szablonu pod polem pliku (na przykład Szablon wydatków (CSV)) daje plik CSV z typowymi kolumnami tego, co importujesz.

Pliki CSV mogą używać przecinków, średników lub tabulatorów oraz kodowania UTF-8 albo Windows-1250, którego Excel używa na polskim komputerze. Pliki Excel są czytane z pierwszego arkusza.

Importuj w czterech krokach

Kroki są wypisane u góry strony; zakończony krok pokazuje, co w nim wybrano, na przykład nazwę pliku albo liczbę przypisanych kolumn.

1. Co i z jakiego pliku. W sekcji Co importujesz? wybierz pojazdy, wydatki, przejazdy, pracowników lub transakcje kart paliwowych. Rodzaj, którego nie możesz importować, jest wyszarzony i mówi, jakiego uprawnienia brakuje. Potem kliknij Wybierz plik albo upuść plik na stronie.

2. Kolumny. Wybierz szablon pasujący do pliku albo zostaw Dowolny plik: IntelliFleet rozpoznaje typowe nazwy kolumn po angielsku, polsku i niemiecku i sam uzupełnia mapowanie. Dla każdej kolumny pliku wskaż, co zawiera, albo Nie importuj; pierwsze wartości każdej kolumny pomagają je rozróżnić. Pole przyjmuje tylko jedną kolumnę. Ramka Wymagane obok tabeli zaznacza każde wymagane pole, gdy jakaś kolumna je zawiera. Następnie:

• Przypisz kolumnę do pola Numer rejestracyjny. To jedyne pole, którego potrzebuje każdy pojazd.
• W sekcji Dla wierszy, które tego nie podają wybierz Oddział, do którego trafią pojazdy. Kolumna z oddziałem może kierować pojedyncze pojazdy do innych oddziałów (po kodzie lub nazwie). To samo dotyczy floty, typu pojazdu i rodzaju paliwa, które muszą już istnieć w ustawieniach.
• Wybierz Status pojazdów, których wiersz go nie podaje; domyślnie jest to Aktywny.
• Twoje własne pola (zobacz Pola własne) są na liście. Wartość musi pasować do pola: liczba dla pola liczbowego, data dla pola daty, jedna z podanych wartości dla pola wyboru oraz tak lub nie dla pola wyboru.

Kliknij Sprawdź wiersze (przycisk podaje liczbę wierszy pliku).

3. Przegląd. Nic nie jest jeszcze zapisane. Każdy wiersz jest sprawdzany tymi samymi regułami co formularz pojazdu, a strona pokazuje liczbę wierszy gotowych i wierszy z błędami. Wiersz z błędem mówi, co poprawić, na przykład że numer rejestracyjny już istnieje, powtarza się w pliku albo że data nie jest datą. Numery wierszy są takie jak w Excelu.

• Dla wydatków kafelek sumuje brutto, netto i VAT gotowych wierszy, osobno dla każdej waluty, aby można je porównać z fakturami przed importem.
• Wiersze z błędami (CSV) pobiera wiersze z błędami wraz z tym, co poprawić.
• Jeśli jakiś wiersz ma błąd, możesz wrócić i poprawić plik lub mapowanie albo zaznaczyć Pomiń wiersze z błędami, aby zaimportować pozostałe. Dopóki są błędy, nic nie zostanie zaimportowane, chyba że je pominiesz.
• Obowiązuje limit pojazdów Twojego planu. Jeśli aktywne pojazdy z pliku się nie mieszczą, strona to pokazuje, a import nie jest możliwy. Ustaw inne pojazdy jako nieaktywne, sprzedane lub zezłomowane, oznacz nadmiarowe wiersze jako nieaktywne albo poproś o większy plan.

Kliknij Importuj (na przykład Importuj wydatki (209)). Wszystkie wiersze są dodawane razem: jeśli coś pójdzie nie tak, nie zostanie dodany żaden.

4. Gotowe. Strona podaje, ile rekordów zaimportowano i pominięto, oraz numer partii importu. Pominięte wiersze (CSV) pobiera pominięte wiersze, link prowadzi do listy, na którą trafiły rekordy, a Importuj kolejny plik zaczyna od nowa.

Upuść arkusz w dowolnym miejscu

Nie musisz najpierw otwierać importu. Przeciągnij plik Excel (.xlsx) lub CSV na dowolny ekran IntelliFleet, a import otworzy się na kroku kolumn z tym plikiem:

• Na stronach Pojazdy, Koszty, Przebiegi, Pracownicy i Paliwo plik jest importowany jako rekordy tej listy (na stronie Paliwo jako transakcje kart paliwowych).
• Na karcie pojazdu lub pracownika i na każdym innym ekranie IntelliFleet czyta nazwy kolumn i wybiera rodzaj, który pasuje najlepiej (przy remisie na karcie pojazdu wygrywają wydatki, na karcie pracownika przejazdy).

Sprawdź rodzaj i kolumny jak zwykle: nic nie zostanie zapisane przed ostatnim krokiem. Arkusz upuszczony na kartę razem z innymi plikami zostaje zapisany jako załącznik (zobacz Upuść pliki na rekord).

Wydatki, przejazdy i pracownicy

Kroki są takie same jak dla pojazdów. Każdy rodzaj ma własne pola, szablony (Dowolny plik oraz CSV z Menedżera Pojazdów dla nazw kolumn starego programu, takich jak NRREJ, WARTNETTO czy NREW) i te same reguły co jego ekran.

Wydatki (zobacz Koszty). Przypisz Pojazd (numer rejestracyjny, ze spacjami lub bez), Datę i kwotę. Wiersz podaje dwie z kwot netto, VAT i brutto, a IntelliFleet wylicza trzecią; albo podaje netto lub brutto ze stawką VAT i kwota jest rozbijana. Samej kwoty brutto nie da się rozbić, a netto + VAT musi dawać brutto. Rodzaj wydatku, rodzaj płatności i centrum kosztów (kod lub nazwa) muszą istnieć w ustawieniach, a pracownik jest szukany po numerze lub nazwisku. VAT do odliczenia przyjmuje tak lub nie; bez tej kolumny decyduje rodzaj wydatku. Jak na stronie Koszty kwoty nie mogą być ujemne, a pojazd nieaktywny albo sprzedany lub zezłomowany przed datą nie przyjmuje kosztu. Twoje pola własne wydatków też są na liście.

Przejazdy (zobacz Przebieg). Przypisz Pojazd i Datę oraz liczbę km albo oba stany licznika. Kierowca jest szukany po numerze ewidencyjnym lub nazwisku, a trasa nazwana jak w ustawieniach przynosi swoją odległość. Służbowy czy prywatny przyjmuje służbowy, prywatny, business, private, dienstlich lub privat; puste to służbowy. Przejazd służbowy jest rozliczany stawką za km obowiązującą w jego dniu. Licznik przy powrocie staje się odczytem pojazdu, a licznik nigdy się nie cofa: wiersz poniżej wcześniejszego odczytu, pojazdu lub wcześniejszego wiersza pliku, jest błędem. Twoje pola własne przejazdów też są na liście.

Pracownicy (zobacz Pracownicy). Przypisz Numer ewidencyjny i Nazwisko albo kolumnę Imię i nazwisko („Jan Kowalski”: ostatnie słowo to nazwisko). Numer musi być wolny w całej firmie i wystąpić w pliku raz; pomijana jest tylko wielkość liter, więc 000021 i 00021 to dwie osoby. Kolumna Oddział przyjmuje kod lub nazwę oddziału, a oddział wybrany w kroku kolumn dostają wiersze bez niego (jest opcjonalny). Można też importować numer, kategorie i ważność prawa jazdy, dane kontaktowe i pola własne pracowników. Konta logowania nie są tworzone: zaproś osoby z ich karty po imporcie.

Transakcje kart paliwowych

Zaimportuj miesięczne zestawienie, które przysyła wystawca kart paliwowych (zobacz Paliwo), jako CSV lub Excel. Szablony Zestawienie DKV, Zestawienie Orlen Flota, Zestawienie Shell, Zestawienie BP i Zestawienie Circle K znają nazwy swoich kolumn, a szablon wystawcy jest wybierany sam, gdy plik je ma; Dowolny plik czyta zwykłe nazwy angielskie, polskie i niemieckie. Sprawdź szablon w kroku kolumn: mówi IntelliFleet, kto wydał karty, dzięki czemu późniejsza zbiorcza faktura KSeF tego wystawcy odnajdzie tankowania.

• Przypisz Numer karty, Datę (może być kolumna z datą i godziną razem albo osobna kolumna Godzina), Ilość i kwotę. Kwoty działają jak przy wydatkach: dwie z netto, VAT i brutto albo jedna ze stawką VAT.
• Każdy wiersz znajduje kartę po numerze, niezależnie od spacji. Karta musi istnieć w Paliwo, Karty paliwowe: wiersz z nieznaną kartą jest błędem, nigdy zgadywaniem.
• Pojazd to ten, do którego przypisana jest karta. Numer rejestracyjny w wierszu jest potrzebny tylko dla karty nieprzypisanej do pojazdu; wiersz, którego numer wskazuje inny pojazd niż karta, jest błędem, tak samo jak wiersz karty bez pojazdu, który pojazdu nie podaje.
• Produkt wskazuje rodzaj paliwa po nazwie („Diesel” w „V-Power Diesel”) albo po rodzaju paliwa („ON Verva” lub „Pb 95” dla Twojego oleju napędowego lub benzyny). Produkt, którego nie masz w ustawieniach, na przykład LPG bez rodzaju paliwa LPG, jest błędem: dodaj rodzaj paliwa albo pomiń wiersz. Wiersz bez produktu dostaje zwykłe paliwo pojazdu.
• Stan licznika i Stacja są opcjonalne. Stan licznika staje się odczytem pojazdu i nigdy się nie cofa.

Każdy wiersz staje się tankowaniem z ceną, czyli kosztem i odczytem licznika, dokładnie tak, jakby został wpisany ręcznie; kierowcą jest posiadacz karty albo domyślny kierowca pojazdu. Numer transakcji (a bez niego karta, data i godzina, ilość i kwota) jest zapamiętywany: transakcja zaimportowana wcześniej jest pomijana. Przegląd pokazuje takie wiersze jako Już zaimportowany, nie jako błędy, więc ponowny import tego samego zestawienia albo zestawienia, które zachodzi na poprzednie, niczego nie dodaje dwa razy.

Widzisz tylko pojazdy i pracowników oddziałów, do których masz dostęp, więc wiersz z pojazdem innego oddziału jest błędem, tak jak byłby na ekranie.

Daty i liczby

Daty mogą mieć postać 2026-10-31, 31.10.2026, 31/10/2026, 31-10-2026 (najpierw dzień) lub 20261031, jak eksportuje je stary program. Liczby mogą mieć przecinek lub kropkę jako znak dziesiętny. Numer VIN ma 17 liter i cyfr (bez I, O i Q). Numery rejestracyjne są zapisywane wielkimi literami, a numery i numery VIN, które już istnieją w firmie, w dowolnym oddziale, są odrzucane.

Po imporcie

Nowe pojazdy pojawiają się w ewidencji w wybranych oddziałach; wydatki na stronie Koszty, przejazdy na stronie Przebieg, a pracownicy na stronie Pracownicy. Każdy import jest zapisywany z nazwą pliku i godziną. Otwórz pojazd, aby dodać to, czego nie było w pliku, na przykład ubezpieczenie lub domyślnego kierowcę.