Dokumentacja / Pojazdy, ludzie i dokumenty
Upuszczanie plików na pojazd lub pracownika
Przeciągnij pliki z komputera na kartę pojazdu albo pracownika, a IntelliFleet umieści każdy tam, gdzie pasuje: polisa trafi do ubezpieczeń pojazdu, faktura do skrzynki faktur, zdjęcia do zgłoszenia szkody. Każdy plik sprawdzasz, zanim cokolwiek zostanie zapisane.
Upuść pliki
- Otwórz kartę pojazdu (Pojazdy, potem pojazd) albo pracownika (Pracownicy, potem osoba).
- Przeciągnij jeden lub kilka plików nad stronę. Strona pokaże Upuść pliki (N), aby dodać je do WA 7421K.
- Puść pliki. Otworzy się panel z jednym wierszem na plik; zdjęcia z jednego upuszczenia są w jednym wierszu.
Możesz też kliknąć Dodaj pliki u góry karty i wybrać pliki bez przeciągania. Pliki upuszczone na otwarty formularz (na przykład na pole plików dokumentu) trafiają do tego formularza.
Sprawdź, gdzie trafi każdy plik
Każdy wiersz pokazuje plik, podpowiedź w polu Dodaj jako i to, co odczytano z pliku. Zmień podpowiedź, jeśli jest błędna:
| Plik | Podpowiedź | Co robi zapis |
|---|---|---|
| Polisa (PDF lub zdjęcie), na pojeździe | Polisa · OC + AC | Dodaje po jednej polisie na każde ubezpieczenie z numerem i datami odczytanymi z pliku, każdą z plikiem. Nowa polisa tego samego rodzaju, która kończy się później, zamyka zaległe przypomnienie i ustawia kolejne. |
| Zaświadczenie, prawo jazdy lub inny dokument | Nowy dokument · jego typ | Dodaje dokument pojazdu lub pracownika z numerem i datą ważności; data ważności staje się przypomnieniem. |
| Faktura, która już jest w skrzynce (z KSeF lub wgrana) | PDF faktury z KSeF … | Dodaje PDF do tej faktury. Nic nie jest księgowane drugi raz. |
| Nowa faktura, na pojeździe | Nowa faktura w skrzynce dla WA 7421K | Umieszcza fakturę w skrzynce z podpowiedzią tego pojazdu. Zatwierdzasz ją jak zwykle w Fakturach. |
| Zdjęcia, na pojeździe | Zdjęcia szkody z … lub Nowe zgłoszenie szkody | Dodaje zdjęcia do otwartej szkody pojazdu albo zgłasza z nimi nową szkodę. |
| Wszystko inne | Tylko załącznik lub Nowy dokument · wybierz typ | Zachowuje plik w zakładce Pliki karty albo tworzy dokument, którego typ wybierasz. |
Pod podpowiedzią możesz poprawić typ, numer i daty dokumentu lub polisy, zakres polisy, nagłówek nowej faktury i opis nowej szkody.
Kliknij Zapisz pliki (N). Przy każdym zapisanym pliku wiersz pokaże Zapisano. Jeśli pliku nie da się zapisać, wiersz powie dlaczego i zostanie; popraw go i kliknij Zapisz jeszcze raz, a zapisze się tylko to, co zostało. Anuluj zamyka panel i nie zapisuje niczego, co nie zostało jeszcze zapisane.
Odczyt plików przez AI
PDF-y i zdjęcia do 10 MB odczytuje model AI ustawiony dla Twojej firmy: rozpoznaje, czym jest plik, i odczytuje numer, wystawcę i daty. Każdy odczyt liczy się jako jedno wywołanie AI w Twoim planie, tak jak odczyt dowodu rejestracyjnego. Arkusz ani żaden inny plik nie jest wysyłany; jest rozpoznawany tylko po nazwie.
Model tylko podpowiada. Gdy nie rozpozna pliku, gdy AI jest wyłączone dla Twojej firmy albo gdy limit AI się wyczerpał, wiersz to powie, a Ty wybierasz, gdzie trafi plik.
Kto co może
Przycisk Dodaj pliki widać, gdy możesz coś dodać na karcie. Każda opcja w polu Dodaj jako jest dostępna tylko z odpowiednim uprawnieniem: polisy wymagają edycji pojazdów, dokumenty edycji dokumentów, faktury zatwierdzania faktur, szkody edycji serwisu, a zwykły załącznik edycji pojazdu lub pracownika. Pliki możesz upuszczać tylko na pojazdy i pracowników ze swoich oddziałów.
Arkusz (.xlsx lub .csv) upuszczony osobno otwiera się w imporcie na kroku kolumn (zobacz Import z Excela lub CSV). Upuszczony razem z innymi plikami zostaje zapisany jako załącznik. Wpisywanie tego pojazdu w każdym wierszu pliku pojawi się później.
Upuszczanie dokumentów w dowolnym miejscu
Nie musisz najpierw otwierać karty. Przeciągnij dokumenty na dowolną inną stronę IntelliFleet (pulpit, listę, raport), a strona pokaże Upuść dokumenty, a AI je rozpozna. Puść je, a otworzy się panel z jednym wierszem na dokument.
Model AI odczytuje każdy dokument, mówi, czym on jest, i szuka, czego dotyczy, wśród pojazdów i pracowników, których widzisz: pojazdu po wydrukowanym numerze VIN albo rejestracyjnym, pracownika po imieniu i nazwisku. Pole Dla pokazuje, co znalazł i jak; zmień je, jeśli jest błędne, albo wybierz pojazd lub pracownika, gdy nic nie znaleziono. Wiersz bez pojazdu ani pracownika czeka, a pozostałe zapisują się bez niego.
| Dokument | Propozycja | Co robi zapis |
|---|---|---|
| Umowa leasingu, wynajmu długoterminowego albo kredytu | Umowa finansowania · Leasing | Dodaje umowę finansowania pojazdu z leasingodawcą i jego NIP, numerem umowy, początkiem i końcem, ratą miesięczną i wykupem. Koniec umowy trafia do przypomnień. Plik zostaje przy pojeździe. |
| Paragon za paliwo | Tankowanie z kosztem | Dodaje tankowanie z odczytaną datą, litrami, przebiegiem i kwotą oraz jego koszt. Rodzaj paliwa to ten z paragonu, a jeśli go nie ma, paliwo pojazdu. Plik zostaje przy pojeździe. |
| Dowód rejestracyjny auta, którego nie ma we flocie | Nowy pojazd · otwiera wypełniony formularz | Otwórz formularz pojazdu przechodzi do Pojazdów z formularzem nowego pojazdu wypełnionym z dowodu. Sprawdzasz go i zapisujesz tam. |
| Mandat | Nowy dokument · … kierowcy wskazanego w mandacie | Dodaje dokument tego pracownika. |
| Polisa, faktura albo inny dokument | Jak na karcie (zobacz tabelę wyżej) | To samo co upuszczenie go na kartę znalezionego pojazdu lub pracownika. |
Pod propozycją możesz poprawić to, co odczytano: rodzaj umowy, numery, daty i kwoty albo datę, litry, kwotę, VAT i przebieg z paragonu.
Umowa finansowania wymaga edycji kosztów, tankowanie edycji paliwa, a nowy pojazd edycji pojazdów. Umowa leasingu albo paragon upuszczony na kartę pojazdu dostaje taką samą propozycję. Arkusze upuszczone same nadal otwierają import; razem z innymi dokumentami zostają załącznikami wybranego wpisu.